Révision de loyer

La plupart des baux commerciaux et professionnels prévoient une révision annuelle du loyer, indexée sur un indice publié par l'INSEE. L'application calcule cette révision à la date anniversaire du bail, vous la propose, et reporte le nouveau loyer sur vos factures récurrentes une fois que vous l'avez validée.

Rien n'est appliqué sans votre accord

L'application ne modifie jamais un loyer toute seule. Elle vous signale l'échéance et vous présente le calcul ; vous décidez de l'appliquer ou d'y renoncer.

Ce choix est volontaire : l'indexation est une faculté, pas une obligation. Elle peut d'ailleurs être négative quand l'indice baisse, et beaucoup de bailleurs y renoncent une année pour conserver un locataire. Si vous renoncez, le motif est enregistré dans le dossier du bail : trois ans plus tard, vous saurez pourquoi cette année-là n'a pas connu d'augmentation.

Renseigner la clause d'indexation

Sur un bail en brouillon, section Indexation du loyer :

1. Choisissez l'indice prévu au bail dans la section Conditions financières :
   • ILC pour les commerces et l'artisanat ;
   • ILAT pour les bureaux, professions libérales et activités tertiaires ;
   • IRL pour les locaux d'habitation.
2. Cochez Le bail comporte une clause d'indexation.
3. Renseignez l'indice de référence : c'est celui sur lequel le loyer actuel est assis. En général le dernier indice publié à la date de prise d'effet du bail, ou celui de la dernière révision si le bail a déjà été révisé.

Le bouton Reprendre le dernier indice publié remplit les trois champs à votre place ; il vous reste à ajuster si votre bail vise un trimestre particulier.

Base de calcul

En cas de doute, gardez le chaînage : c'est la pratique majoritaire en bail commercial. Sur dix ans, les deux méthodes ne donnent pas le même loyer.

Rattacher le bail à vos factures récurrentes

C'est l'étape qui fait que la révision atteint réellement vos factures.

Dans Modèles, ouvrez le modèle qui facture ce bail :

1. Sélectionnez le bail dans Bail rattaché.
2. Cochez Ligne de loyer sur la ligne qui porte le loyer.

Sans ce rattachement, la révision met à jour le bail mais vos factures continuent d'être émises à l'ancien montant. La ligne doit être désignée explicitement, pour qu'une révision ne modifie jamais par erreur votre ligne de provision sur charges.

Appliquer une révision

Deux entrées possibles :

• l'écran Révisions, qui liste toutes les échéances de la SCI ; un compteur dans le menu indique le nombre de révisions en attente ;
• la fiche du bail, bouton Calculer la révision.

L'écran affiche l'indice de base, le nouvel indice, la variation en pourcentage et le nouveau loyer. Vous pouvez alors :

• Appliquer la révision : le loyer du bail et la ligne de loyer de vos modèles de facture sont mis à jour ;
• Ne pas appliquer : vous saisissez un motif, la révision est archivée comme non appliquée et la prochaine échéance est programmée l'année suivante.

Vous recevez également un email lorsqu'une ou plusieurs révisions arrivent à échéance.

Informer votre locataire

Après application, le bouton Courrier au locataire produit un PDF reprenant l'indice de référence, le nouvel indice, le calcul et le nouveau loyer.

Ce courrier n'est pas une formalité : la révision n'est opposable à votre locataire que s'il en a été informé. Envoyez-le de préférence en recommandé avec accusé de réception, comme le mentionne le document.

Facturer le rappel d'indexation

Il arrive qu'une révision prenne effet sur des mois déjà facturés : l'indice de l'INSEE paraît avec trois mois de retard, et vous validez la révision une fois qu'il est publié. Ces factures sont parties à l'ancien loyer, et elles ne peuvent plus changer. La différence reste due, elle se facture à part.

Sur une révision appliquée, le bouton Facturer le rappel affiche le détail avant toute écriture :

• une ligne par période déjà facturée depuis la date d'effet ;
• l'ancien loyer, le loyer révisé et la différence pour chacune ;
• le total du rappel.

Si le calcul vous convient, Créer le brouillon produit une facture neuve, en brouillon, que vous retrouvez immédiatement à l'écran de modification. Vous pouvez la corriger, y renoncer en la supprimant, ou la valider comme n'importe quelle facture.

Quelques garanties utiles :

• vos factures déjà émises ne sont jamais modifiées ;
• un mois facturé au prorata (locataire entré en cours de mois) voit son rappel proratisé dans la même proportion ;
• le rappel reprend le taux de TVA du loyer d'origine ;
• une révision ne peut donner lieu qu'à un seul rappel. Le bouton devient un lien vers la facture créée. Si vous supprimez le brouillon, le rappel redevient facturable.

Une facture à cheval sur la date d'effet

C'est le cas courant en facturation trimestrielle, semestrielle ou annuelle, et dès que la date anniversaire de votre bail n'est pas le 1er du mois : la période facturée commence avant la date d'effet de la révision et se termine après.

Cette facture est retenue, et le rappel ne porte que sur les jours postérieurs à la date d'effet. Une facture couvrant le trimestre du 1er avril au 30 juin, sur une révision prenant effet le 15 mai, produit un rappel calculé sur 47 jours des 91 du trimestre. Le détail affiché vous indique la mention "période à cheval sur la date d'effet" avec le nombre de jours retenus, et la ligne de la facture de rappel le rappelle aussi, pour que votre locataire puisse vérifier le calcul.

Si l'écran vous annonce qu'il n'y a pas de rappel à facturer, il précise maintenant ce qu'il a examiné : combien de factures ont été regardées, et combien de documents ont été mis de côté avant examen (brouillon, facture annulée, avoir). Un silence ne vaut pas "vous ne perdez rien".

Attention à la prescription de cinq ans

Un loyer se réclame pendant cinq ans (article 2224 du Code civil). Au-delà, votre locataire peut refuser de payer. Lorsque des périodes concernées dépassent ce délai, l'écran vous le signale, mais ne vous empêche pas d'émettre : la prescription doit être invoquée par le locataire, et beaucoup de rappels anciens sont réglés sans discussion. C'est à vous de juger.

Questions fréquentes

L'application me dit que l'indice n'est pas encore publié. C'est normal. L'INSEE publie un trimestre environ trois mois après sa fin : l'indice du 2e trimestre paraît fin septembre. La révision reste en attente et vous est proposée dès sa parution. L'application n'utilise jamais un autre trimestre à la place, car cela fausserait le calcul.

Pourquoi la révision compare-t-elle deux fois le même trimestre ? Parce que les indices varient aussi selon la saison. Comparer un 2e trimestre à un 4e mesurerait cette variation saisonnière en plus de l'évolution réelle des loyers.

J'ai déjà émis des factures pour une période postérieure à la révision. L'application vous le signale au moment d'appliquer. Ces factures ne sont pas modifiées : une facture émise est scellée et ne peut plus changer. Le bouton Facturer le rappel calcule la différence et vous prépare un brouillon.

La révision fait baisser le loyer, est-ce normal ? Oui, si l'indice a baissé. C'est arrivé récemment sur l'ILC. Vérifiez si votre bail comporte une clause plancher interdisant la baisse : dans ce cas, renoncez à la révision en l'indiquant en motif.

La variation dépasse 25 %. L'application vous en avertit : l'article L145-39 du Code de commerce permet alors à chaque partie de demander une révision judiciaire du loyer. Rapprochez-vous d'un professionnel du droit avant d'appliquer.

Mon bail d'habitation est-il correctement géré ? L'application calcule la révision sur l'IRL, mais ne vérifie ni l'encadrement des loyers en zone tendue, ni le gel applicable aux logements classés F ou G au DPE. Ces règles restent à votre charge. L'application est conçue pour la location de locaux professionnels.