Paiements

SCI-Facturation permet d'enregistrer les paiements reçus pour chaque facture et de suivre les montants restant dus.

Enregistrer un paiement

1. Ouvrez la facture concernée.
2. Cliquez sur Enregistrer un paiement.
3. Remplissez le formulaire :

4. Cliquez sur Enregistrer.

Paiements partiels

Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements sur une même facture. Par exemple, si un locataire règle en deux fois :

• Premier paiement de 500 € : le reste dû passe de 1 200 € à 700 €.
• Second paiement de 700 € : le reste dû passe à 0 € et la facture passe au statut Payée.

Le statut Payée est attribué automatiquement lorsque le montant total des paiements couvre le montant TTC de la facture.

Consulter les paiements

Les paiements enregistrés sont affichés dans la section Paiements de la fiche de la facture, avec pour chaque paiement :

• La date
• Le montant
• Le mode de paiement
• La référence
• Les notes

Supprimer un paiement

Si un paiement a été enregistré par erreur, vous pouvez le supprimer. Le montant payé et le reste dû de la facture sont automatiquement recalculés. Si la facture était au statut Payée, elle repasse au statut précédent.

Prélèvement automatique

Plutôt que d'attendre le virement de chaque locataire, vous pouvez faire prélever les loyers directement à l'échéance. Le paiement est alors enregistré tout seul sur la facture et la quittance part dans la foulée : vous n'avez plus rien à saisir.

Le prélèvement passe par un opérateur de paiement chez qui vous ouvrez un compte à votre nom. SCI-Facturation ne détient jamais vos fonds, n'encaisse rien pour votre compte et ne prend aucune commission.

Choisir votre opérateur

L'écran Configuration > Opérateur de paiement présente les opérateurs disponibles côte à côte. Ce qui les distingue n'est pas d'abord le tarif :

Chaque carte porte un lien vers les conditions de l'opérateur : les tarifs indiqués dans l'application le sont à titre indicatif, avec la date à laquelle ils ont été relevés, et c'est le contrat que vous signez qui fait foi.

Ce qu'il faut de votre côté

1. Ouvrir un compte chez l'opérateur choisi et fournir les pièces demandées pour la vérification d'identité de la SCI.
2. Obtenir un ICS (Identifiant Créancier SEPA) si l'opérateur prélève sous l'identifiant de votre SCI. C'est le cas de Stancer, qui se charge de la demande en votre nom : vous n'avez pas de démarche à faire auprès de votre banque, comptez quelques jours. Les opérateurs qui encaissent sous leur propre identifiant, comme Mollie, ne vous en demandent aucun.
3. Renseigner vos identifiants dans Configuration > Opérateur de paiement, vérifier la connexion, puis activer l'option.

Changer d'opérateur

Un mandat autorise un créancier déterminé : il ne suit pas votre SCI chez un autre opérateur. Avant de confirmer un changement, l'écran vous indique combien de mandats devront être signés à nouveau et par quels locataires, et combien de prélèvements programmés seront annulés. Les mandats déjà signés restent visibles sur les fiches de vos locataires, avec la mention qu'ils ne sont plus présentables.

Ce qu'il faut du côté du locataire

Un prélèvement ne s'impose pas. Votre locataire doit signer un mandat, le document par lequel il vous autorise à prélever son compte. Vous lui faites signer ce mandat, puis vous saisissez ses coordonnées bancaires depuis sa fiche : l'IBAN est transmis à votre opérateur et n'est pas conservé par l'application, qui n'en garde que les quatre derniers chiffres. Conservez l'original signé, c'est lui qui fait foi en cas de contestation. Le locataire peut renoncer au prélèvement à tout moment, sans passer par vous : c'est un droit qui s'attache à tout mandat.

Les locataires qui préfèrent le virement continuent de régler comme avant. Les deux modes cohabitent sans difficulté au sein d'une même SCI.

Comment se déroule un prélèvement

1. La facture de loyer est émise et envoyée comme d'habitude. Elle vaut information préalable : elle porte le montant et la date auxquels le locataire sera prélevé.
2. Le prélèvement est programmé à la date d'échéance de la facture. Il faut au moins 14 jours entre l'envoi de la facture et cette date, c'est le délai légal d'information du débiteur. Une facture émise trop tard n'est pas prélevée et l'application vous le signale.
3. À l'échéance, le montant est prélevé, puis versé sur le compte de la SCI selon le délai de votre opérateur. Si le montant dépasse le plafond que votre opérateur applique, la facture n'est pas prélevée et l'écran vous le dit, avec le plafond en cause : mieux vaut le savoir avant qu'un rejet et ses frais bancaires.
4. Le paiement est enregistré automatiquement sur la facture, qui passe au statut Payée, et la quittance part chez le locataire.

En cas de rejet

Un prélèvement peut être refusé par la banque du locataire : provision insuffisante, compte clôturé, opposition. La facture repasse alors en impayée, le paiement est retiré et vous êtes prévenu par email avec le motif exact du refus.

Aucune nouvelle tentative n'est lancée automatiquement : chaque rejet entraîne des frais bancaires pour votre locataire, c'est à vous de décider de la suite.

Note : l'option est facultative et incluse dans toutes les offres, sans supplément de notre part. Les frais de prélèvement sont ceux du contrat que vous signez avec votre opérateur.

Encaissements et relances

La plupart des loyers arrivent par virement, et l'application n'a aucune vue sur votre compte bancaire. Elle ne peut donc pas deviner qu'un loyer est arrivé : elle vous le demande, et c'est vous qui décidez de relancer.

Le récapitulatif hebdomadaire

Une fois par semaine, vous recevez par email la liste des factures échues qui restent à encaisser : locataire, numéro, échéance, jours de retard, montant. Cet email ne part que s'il y a au moins une facture concernée, et il ne part jamais au locataire.

Dans Paramètres > Suivi des encaissements, vous choisissez le jour d'envoi, un délai de tolérance (le nombre de jours après l'échéance avant qu'une facture entre dans la liste, un virement mettant souvent deux ou trois jours à arriver) et vous pouvez désactiver l'envoi.

L'écran Encaissements

L'écran Encaissements liste les mêmes factures. Vous cochez les lignes puis :

• Marquer encaissé enregistre le règlement du solde. La facture passe en payée et la quittance part automatiquement au locataire. La date d'encaissement est modifiable ligne par ligne, pour les virements que vous pointez plusieurs jours après leur arrivée.
• 1re relance, 2e relance et Mise en demeure envoient un courrier au locataire, uniquement quand vous cliquez.

Une facture dont le prélèvement est en cours reste affichée avec son statut bancaire, mais ne peut être ni pointée ni relancée : la réponse de la banque la soldera d'elle-même.

Les trois niveaux de relance

Les pénalités sont calculées au taux figurant sur la facture, au prorata des jours de retard. Elles sont indiquées, jamais facturées : une pénalité mise sur une facture est émise pour de bon, et la plupart des bailleurs y renoncent une fois le loyer réglé.

Seule la mise en demeure produit un document à poster. C'est son envoi en recommandé qui fait courir les intérêts et ouvre la voie à une procédure ; l'email seul n'a pas de valeur probante.

Les délais à partir desquels chaque niveau devient conseillé se règlent dans Paramètres > Suivi des encaissements, et l'écran affiche le niveau conseillé sur chaque ligne. Ce n'est qu'un conseil : aucune relance ne part sans votre clic.

La suite du dispositif (balance âgée par ancienneté, facturation des pénalités, créances en litige ou irrécouvrables, plans d'apurement, suivi contentieux, ventilation d'un virement) est décrite sur la page Recouvrement.

Note : une relance ne peut être envoyée que si le locataire a une adresse email renseignée. Chaque envoi est conservé dans le dossier de la facture, avec sa date et les montants réclamés.