Configuration

Après avoir créé votre SCI, vous pouvez personnaliser ses paramètres. Rendez-vous dans Configuration > Ma SCI dans le menu latéral.

Identité de la SCI

Contact

Ces informations apparaissent sur les factures générées.

Coordonnées bancaires

Les coordonnées bancaires sont imprimées sur chaque facture, dans la section "Conditions de règlement".

Adresse du siège

L'adresse est affichée sur les factures et reprise dans le XML Factur-X.

Fichiers

Paramètres de facturation

Les paramètres de facturation se trouvent dans Configuration > Paramètres.

Note : La numérotation des factures est séquentielle et se remet à zéro chaque année. Chaque SCI a sa propre séquence de numérotation, indépendante des autres.

Mention d'exonération de TVA

Dès qu'une ligne de facture est à 0 % de TVA, la loi impose d'indiquer pourquoi. Tant que cette mention n'est pas renseignée, la validation de la facture est refusée avec un message vous invitant à la compléter.

Deux formulations couvrent la quasi-totalité des cas et vous sont proposées à la saisie :

• Location nue à usage professionnel non soumise à TVA : "TVA non applicable, article 261 D, 2° du CGI."
• Franchise en base : "TVA non applicable, article 293 B du CGI."

Vous pouvez saisir votre propre formulation si votre situation diffère. En cas de doute, demandez à votre expert-comptable : cette mention engage votre SCI.

Option à la TVA : elle se décide immeuble par immeuble

Louer des locaux nus à usage professionnel est exonéré de TVA. Vous pouvez y renoncer en optant pour le paiement de la TVA (article 260, 2° du Code général des impôts), ce qui vous permet de récupérer la TVA sur vos travaux, mais cette option se formule immeuble par immeuble, pas pour toute la SCI.

L'option ne change pas la nature de votre SCI : dès lors qu'elle encaisse un loyer, elle est assujettie à la TVA, qu'elle en facture ou non. Ce que l'option change, c'est qu'elle en devient redevable sur les loyers de l'immeuble concerné.

C'est pourquoi l'option se règle sur la fiche de chaque immeuble, dans Mon patrimoine. Le réglage que vous voyez ici n'est qu'une valeur par défaut : il préremplit la case quand vous créez un nouvel immeuble, et il sert de régime aux factures qui ne concernent aucun immeuble.

Vous pouvez donc parfaitement avoir un immeuble de bureaux sous option et une boutique restée exonérée parce que son locataire ne récupère pas la TVA.

Notez la date à laquelle vous avez formulé l'option : elle prend effet le premier jour du mois concerné et ne se dénonce pas l'année suivante. C'est cette date qui dit à partir de quel loyer la TVA est due, et elle vous sera demandée en cas de contrôle.

Vérification de cohérence de la TVA

L'application compare le régime que vous avez déclaré avec la TVA réellement facturée, et vous avertit en cas de désaccord :

• un loyer facturé avec de la TVA alors que l'option n'est pas exercée : la TVA facturée à tort est due du seul fait qu'elle figure sur la facture ;
• un loyer facturé sans TVA alors que l'option est exercée : la TVA manquante se rattrape avec des intérêts de retard ;
• une facture qui contredit la clause de TVA inscrite dans le bail.

L'avertissement apparaît sur l'écran de la facture, et à l'enregistrement d'un modèle de facture récurrente (c'est là qu'il vaut le plus cher : une erreur de taux sur un loyer mensuel se reproduit douze fois par an).

Cet avertissement ne bloque jamais rien. Vous pouvez valider et envoyer la facture malgré lui : il existe toujours un cas particulier, et c'est vous qui le connaissez.

Le taux de vos articles Loyer et Charges

À la création de votre SCI, les articles Loyer mensuel et Charges locatives sont créés sans TVA, avec la mention d'exonération correspondante dans vos paramètres : c'est le régime de droit commun d'une location de locaux nus tant que vous n'avez pas opté.

Si vous exercez l'option, pensez à passer ces articles à 20 % : le taux de l'article est celui que reprennent vos modèles de factures récurrentes. Tant que ce n'est pas fait, l'avertissement ci-dessus vous le rappelle à chaque enregistrement de modèle.

Anticipation d'émission des loyers

Un loyer à échoir est dû le premier jour de la période qu'il couvre. La facture doit donc arriver avant ce jour-là : ce réglage dit combien de jours à l'avance elle part. Avec la valeur par défaut, le loyer d'avril est facturé le 17 mars avec une échéance au 1er avril.

Chaque modèle de facture récurrente peut retenir sa propre valeur ; sans indication, c'est ce réglage qui s'applique.

Si vous faites prélever vos locataires, gardez une anticipation au moins égale au délai de pré-notification du prélèvement (14 jours en général) : en dessous, le locataire ne peut pas être informé à temps et le prélèvement est refusé. L'écran vous avertit tant que les deux réglages sont incompatibles.

Pénalité de retard

Le taux de pénalité de retard est une mention obligatoire sur toute facture. Il ne peut pas être laissé à zéro : la valeur par défaut, 11,37 %, correspond au taux légal minimal (taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points). Vous pouvez appliquer un taux supérieur si votre bail le prévoit.

Taux d'intérêt du dépôt de garantie

En bail commercial, le dépôt de garantie ne porte pas intérêt en totalité : seule la fraction qui dépasse deux termes de loyer en produit (article L145-40 du Code de commerce). Un terme, c'est une échéance de votre bail : sur un bail trimestriel, deux termes valent six mois de loyer.

Ce champ est facultatif et volontairement vide au départ. Le taux applicable est celui pratiqué par la Banque de France pour les avances sur titres : il n'est pas fixé par la loi et change dans le temps, l'application ne l'invente donc pas à votre place. Renseignez-le si vous souhaitez une estimation.

Sur la fiche d'un bail commercial dont le dépôt est encaissé, un encadré affiche la fraction concernée et la durée de détention. Si vous avez saisi un taux, une estimation des intérêts s'y ajoute. Ce montant est indicatif : il n'est jamais déduit de la restitution ni comptabilisé, et le versement éventuel des intérêts se fait à part. Faites-le valider par votre conseil.

L'encadré ne s'affiche que sur un bail commercial 3/6/9, et le bail généré ne porte la clause que dans ce cas : l'article L145-40 relève du statut des baux commerciaux. Un bail professionnel, un bail dérogatoire ou une convention d'occupation précaire n'ouvrent aucun droit légal à intérêts sur le dépôt, quel que soit le taux saisi ici.

Facturation électronique : activer le compte SuperPDP de votre SCI

Pour que vos factures circulent par la Plateforme Agréée, votre SCI doit disposer de son propre compte chez SuperPDP, notre partenaire immatriculé. Ce raccordement se fait une fois, en quelques minutes, et se répète pour chaque SCI que vous gérez : le compte est ouvert au nom de la société, pas au vôtre.

Tant que ce n'est pas fait, tout le reste fonctionne : vos factures sont générées au format Factur-X, envoyées par courriel et téléchargeables. C'est uniquement leur acheminement par la Plateforme Agréée qui reste indisponible.

Le parcours complet, écran par écran, figure dans la page Raccorder votre SCI à la Plateforme Agréée : la connexion depuis cette section, la vérification d'identité et ses différents états, les deux rappels affichés d'ici là, et ce qui reste bloqué tant qu'elle n'a pas abouti.

Être prévenu à l'arrivée d'une facture reçue

Une fois votre SCI raccordée, vos fournisseurs peuvent déposer leurs factures sur la Plateforme Agréée : syndic, assurance, entreprise de travaux, prestataire d'entretien. Elles arrivent dans Factures reçues, et l'application vous prévient par courriel.

Le réglage vit dans Configuration > Paramètres, section Factures reçues. Il est actif par défaut, y compris sur les SCI existantes : sans lui, il faut penser à ouvrir l'écran pour découvrir qu'une facture est arrivée, et c'est justement ce poste qui alimente vos charges refacturables et votre état des dépenses payées.

Ce que le message fait :

• un seul courriel par relève, même si plusieurs factures arrivent ensemble ;
• aucun courriel quand rien n'arrive ;
• une facture déjà signalée ne l'est jamais une seconde fois.

Ce que le message ne dit pas : le montant. Il n'y figure pas et il ne sera jamais deviné à votre place. Vous le lisez sur le document, comme vous le saisissez sur la dépense correspondante. Le courriel ne porte aucun bouton d'action non plus, seulement un lien vers l'écran : accepter ou refuser une facture se répercute chez votre fournisseur, cela ne se déclenche pas depuis une boîte mail.

Depuis la fiche d'une facture reçue, vous pouvez créer la dépense de charges correspondante : l'émetteur, la référence et la date sont repris, les montants restent à saisir depuis le document.