Conserver vos documents

L'obligation est la vôtre, pas la nôtre

Une SCI doit conserver ses pièces comptables dix ans à compter de la clôture de l'exercice : c'est l'article L123-22 du Code de commerce. L'administration fiscale peut par ailleurs réclamer les pièces justificatives pendant six ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales), et une facture électronique doit être conservée sous sa forme d'origine, c'est-à-dire le PDF Factur-X avec son XML embarqué, et non une réimpression.

Cette obligation pèse sur votre société. Elle ne pèse pas sur son prestataire logiciel, et aucun contrat ne la lui transfère.

SCI-Facturation n'est pas un coffre-fort électronique

Il faut le dire clairement, parce que la nuance coûte cher le jour d'un contrôle :

l'application n'est pas un système d'archivage électronique au sens des normes NF Z42-013 et NF461. Elle n'offre ni journal d'archivage scellé par un tiers, ni politique d'archivage certifiée, ni contrôle d'intégrité périodique ;
l'éditeur ne garantit pas la conservation réglementaire de vos pièces et ne prend aucun engagement de durée de rétention ;
nos sauvegardes ne sont pas vos archives. Elles servent à remettre le service en état après un incident technique, et elles ne vous sont pas restituées pièce par pièce.

Ce que l'application fait, en revanche, elle le fait vraiment : aucune facture émise n'est supprimée automatiquement, aucun document produit n'est écrasé, et l'empreinte SHA-256 de chaque facture est scellée en base à l'émission. C'est ce qui vous permet de constituer votre archivage. Ce n'est pas cet archivage.

Ce que vous devez faire, et quand

Le bon réflexe tient en une ligne : l'archive de l'exercice N se télécharge en janvier N+1 et se range ailleurs que dans l'application.

Ouvrez l'écran Exports, choisissez l'exercice, cliquez sur Tout exporter.
Rangez le fichier ZIP hors de l'application : disque externe, serveur de fichiers, espace de votre expert-comptable. Deux copies valent mieux qu'une, et pas sur le même support.
Vérifiez que le fichier s'ouvre. Une archive jamais ouverte est une archive dont on découvre le défaut le jour où on en a besoin.

L'archive du mois vous est envoyée

Vous n'avez pas à y penser tous les mois : le 5 de chaque mois par défaut, vous recevez par courrier électronique un lien vers l'archive des documents produits le mois précédent, valable trente jours. Elle réunit les factures et avoirs émis, leur XML Factur-X, les quittances et les reçus de dépôt de garantie, avec le manifeste d'empreintes.

Trois choses à savoir :

rien ne part si le mois n'a produit aucun document. Douze messages vides par an apprendraient à ignorer le treizième, celui qui porte vos pièces ;
le lien fonctionne même si votre abonnement a pris fin. C'est voulu : le moment où l'on quitte un service est celui où l'on a le plus besoin de ses documents ;
le jour d'envoi se règle, et l'envoi se coupe, dans Configuration, Paramètres, section "Conservation de vos documents". Le fichier des écritures comptables et vos baux ne sont pas dans cette archive mensuelle : ils figurent dans l'archive de l'exercice.

Ce que contient l'archive de l'exercice

Elle réunit les trois fichiers CSV, le fichier FEC, les PDF Factur-X et leur XML, les baux en vigueur, un manifeste.csv et un LISEZ-MOI.txt. Le détail est décrit dans Formats et exports.

Deux limites à connaître :

les factures encore au statut brouillon n'ont pas de PDF et ne figurent donc pas dans l'archive. Validez-les avant l'export de fin d'exercice ;
les pièces que vous déposez vous-même (justificatifs de charges, annexes de bail, attestations d'assurance, actes signifiés) ne sont pas dans l'archive annuelle. Téléchargez-les depuis les fiches concernées et gardez-en l'original.

Ce que le manifeste prouve, et ce qu'il ne prouve pas

Le manifeste.csv liste chaque fichier avec son empreinte SHA-256 et une colonne Contrôle. Il atteste que l'archive est complète et fidèle le jour où vous la téléchargez : un document modifié, absent du stockage ou dont l'empreinte ne correspond plus à celle scellée à l'émission y est signalé.

Ce n'est ni un horodatage qualifié, ni une preuve opposable de la date de vos documents. Si votre SCI a activé le cachet électronique qualifié, chaque facture est en revanche accompagnée de son exemplaire scellé et de son fichier de preuve, et ceux-là attestent devant un tiers que le document n'a pas été modifié et à quelle date il existait. Même dans ce cas, l'archivage reste le vôtre : un cachet qualifié prouve un fichier, il ne remplace pas un système d'archivage.

Si vous fermez votre compte

Téléchargez vos archives avant. Une fois le compte clôturé, la connexion n'est plus possible, et personne ne pourra rouvrir l'accès à votre place. Le détail de la procédure figure dans la FAQ.