2.1 Responsables du traitement
Deux traitements coexistent dans SCI Facturation et ils n'ont pas le même
responsable. La distinction n'est pas formelle : elle détermine à qui une demande
doit être adressée pour pouvoir aboutir.
-
Comptes des gérants de SCI : l'éditeur du site est responsable du
traitement. Sont concernées les données d'inscription, d'abonnement et
d'utilisation du service.
-
Données des locataires et espace locataire : la SCI cliente est
responsable du traitement, l'éditeur n'intervient qu'en qualité de
sous-traitant, pour le compte de la SCI et sur ses instructions.
Un locataire adresse donc ses demandes à son bailleur, seul en mesure d'y
répondre et de fermer un accès ; nous ne traitons pas ces données pour notre
propre compte.
Une même adresse email peut ouvrir plusieurs dossiers auprès de SCI différentes.
Chacun de ces dossiers relève alors d'un responsable de traitement distinct :
l'espace locataire les liste séparément et n'agrège jamais leurs données, y compris
les soldes.
Point de contact pour toute question relative aux données personnelles :
dpo@sci-facturation.fr,
ou par courrier à CAP-REL, 204 Avenue du Verger, 83140 Six Fours les Plages.
2.2 Données collectées
Dans le cadre du service SCI Facturation, nous collectons :
- Données d'identification : adresse email, nom, prénom, numéro de téléphone mobile lorsqu'il est renseigné
- Données d'entreprise : raison sociale, SIREN, adresse du siège, numéro de TVA de chaque SCI
- Données de facturation : factures émises, coordonnées des locataires et de leurs contacts
- Données de prélèvement, lorsque la SCI a activé cette fonction : identifiant du mandat chez l'opérateur de paiement, quatre derniers chiffres de l'IBAN et BIC du locataire. L'IBAN complet n'est jamais conservé
- Données d'utilisation : journaux de connexion, adresse IP, journal des messages envoyés (destinataire, objet, date, état de remise), jamais leur contenu
- Notifications sur mobile, si vous les activez : identifiant technique de l'abonnement transmis par votre navigateur
- Espace locataire : adresse email du locataire, adresse IP, dates de connexion, journal des documents consultés ou téléchargés. Rien de plus : cet espace est en lecture seule et ne demande aucune coordonnée bancaire
Toutes ces données nous sont fournies par vous ou par la SCI qui vous a invité,
à une exception près : les informations d'identification d'une société
(dénomination, forme juridique, adresse, code d'activité) peuvent être
pré-remplies à partir du répertoire Sirene tenu par l'INSEE, à partir du numéro
SIREN ou SIRET que vous saisissez. Vous pouvez toujours les corriger avant
d'enregistrer.
2.3 Finalités du traitement
Les données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Fourniture et amélioration du service de facturation
- Gestion des comptes utilisateurs et des abonnements
- Génération de factures conformes à la norme Factur-X
- Support technique et communication avec les utilisateurs
- Sécurité du service (détection d'abus, journalisation des accès)
2.4 Base légale
Chaque catégorie de données répond à l'une des bases suivantes :
-
Exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) : tout ce qui
est nécessaire pour ouvrir votre compte, vous donner accès au service et
produire vos documents.
-
Obligation légale (article 6.1.c) : la conservation des
factures, des règlements et des écritures comptables, dans les conditions
rappelées à la section 2.5.
-
Intérêt légitime (article 6.1.f) : la sécurité du service
et la lutte contre les abus, la preuve de ce qui a été envoyé et la
détection des adresses devenues injoignables, ainsi que les statistiques
d'usage anonymisées. L'intérêt poursuivi est de garder le service
disponible et de pouvoir démontrer qu'un document est bien parti.
Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur
le seul fondement d'un traitement automatisé, et aucun profilage n'est réalisé.
2.5 Durée de conservation
Les pièces comptables ne sont jamais supprimées automatiquement : une purge
programmée détruirait des documents que la SCI, son expert-comptable ou
l'administration fiscale sont en droit de réclamer.
La durée pendant laquelle vous devez les conserver dépend de votre situation :
toute SCI doit pouvoir les présenter à l'administration fiscale pendant
six ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales), et
cette durée est portée à dix ans pour les SCI tenues à une
comptabilité commerciale, notamment celles soumises à l'impôt sur les sociétés
(article L123-22 du Code de commerce). Cette obligation est la vôtre et non la
nôtre : demandez à votre expert-comptable ce qui s'applique à votre SCI, et
téléchargez vos archives pour les conserver de votre côté. Les durées ci-dessous
décrivent ce que l'application fait de vos données ; elles ne valent pas
engagement d'archivage.
- Factures émises et reçues, paiements, écritures exportées au FEC : conservés sans suppression automatique, au moins pour la durée rappelée ci-dessus
- Baux et documents contractuels : cinq ans après la fin du bail (prescription de droit commun)
- Accès à l'espace locataire : fermé douze mois après la fin du dernier bail du dossier, le locataire étant prévenu trente jours avant
- Journal des documents consultés dans l'espace locataire : douze mois
- Codes de connexion à usage unique : vingt-quatre heures
- Journaux techniques du serveur : selon la durée de rotation configurée sur l'installation, les adresses email y étant de surcroît masquées
- Journal d'activité d'une SCI (émission d'une facture, encaissement, transmission) : conservé tant que la SCI existe, parce qu'il constitue la piste d'audit fiable attendue en matière de facturation
La fin d'un abonnement ne déclenche donc pas la suppression des données : le compte
est fermé, les pièces soumises à une obligation de conservation restent conservées
pour la durée légale. Une suppression définitive avant cette échéance
ne peut pas être automatique : elle s'apprécie au cas par cas, sur demande,
en distinguant ce que la loi impose de garder de ce qui peut être effacé.
Lorsque l'accès à l'espace locataire est fermé parce que le dernier bail du dossier
a pris fin, le locataire reçoit ses documents : un message part vers son adresse avec
un lien de téléchargement valable trente jours, qui ouvre une archive contenant ses
factures, ses quittances, ses baux et le détail de ses règlements. Cette archive est
fabriquée au moment du téléchargement et n'est jamais conservée : nous ne gardons pas
les documents du locataire pour lui. Ils restent accessibles à la SCI, qui reste seule
tenue de l'obligation de conservation et à qui il appartient de constituer son propre
archivage. C'est pourquoi ce téléchargement lui est proposé avant la fermeture,
puis remis à la fermeture. Une archive n'est pas envoyée lorsque l'accès est fermé
pour une autre raison, notamment la cession du bail à un repreneur : l'adresse peut
alors être celle du local et non celle du locataire sortant.
2.6 Droits des personnes
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
- Droit de rectification : corriger des données inexactes
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données
- Droit à la limitation : limiter le traitement de vos données
- Directives post-mortem : définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, et désigner la personne chargée de les exécuter (article 85 de la loi Informatique et Libertés)
Si vous êtes titulaire d'un compte gérant, deux de ces droits s'exercent directement
depuis votre espace, écran Mes données personnelles : le
téléchargement de vos données, dans un format structuré lisible par une machine
comme dans un format tableur, et la demande de clôture de votre compte. Cet écran
reste accessible même lorsque l'abonnement a pris fin.
La clôture d'un compte n'est pas immédiate : la demande est examinée par une
personne, dans un délai maximum de 30 jours, et vous pouvez la retirer tant qu'elle
n'a pas été traitée. Vos jetons d'API, eux, sont révoqués dès la demande. La clôture
efface vos données personnelles et ferme vos accès ; elle ne supprime ni les
factures, ni les baux, ni les écritures comptables de vos SCI, que la loi impose de
conserver pour les durées rappelées à la section 2.5. Téléchargez vos archives
comptables avant la clôture : une fois le compte fermé, la connexion n'est plus
possible.
Pour les autres droits, ou pour toute demande qui ne passe pas par ces écrans,
écrivez à dpo@sci-facturation.fr.
Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.
Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si elles
sont nombreuses ; nous vous en informons alors dans le premier mois, en vous
disant pourquoi. Une pièce d'identité ne vous sera demandée qu'en cas de doute
raisonnable sur votre identité.
Si vous êtes locataire d'une SCI utilisant le service, adressez votre demande à
votre bailleur : il est le responsable du traitement (section 2.1) et lui seul
peut y répondre. Une demande qui nous parviendrait directement lui serait
transmise, sans que nous puissions y donner suite nous-mêmes. Ces droits
s'exercent enfin sous réserve des obligations légales de conservation rappelées
à la section 2.5.
2.7 Sécurité des données
Nous mettons en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour
protéger vos données : chiffrement des communications (HTTPS/TLS), sauvegardes
quotidiennes, contrôle d'accès strict, journalisation des accès.
Ces sauvegardes servent à remettre le service en état après un incident technique.
Elles ne sont pas vos archives et ne vous sont pas restituées pièce par pièce :
le service n'est pas un système d'archivage électronique à valeur probante au sens
des normes NF Z42-013 et NF461, et la conservation de vos documents reste votre
obligation (section 2.5).
2.8 Destinataires et transferts
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers. Elles sont
traitées par l'éditeur et, selon les fonctions que vous activez, par les
prestataires suivants, qui agissent sur nos instructions ou sur celles de votre
SCI :
- Nos hébergeurs (section 1) : stockage et exécution du service
- Notre opérateur d'envoi de SMS : uniquement lorsque votre code de connexion vous est adressé par SMS, ce qui suppose que vous ayez renseigné un mobile
- La Plateforme Agréée : transmission et réception des factures, lorsque la SCI est raccordée
- L'opérateur de paiement choisi par la SCI : présentation des prélèvements, lorsque cette fonction est activée
- Notre prestataire de cachet et de signature électroniques : lorsque la SCI a activé le scellement de ses factures ou la signature de ses baux
Chacune de ces fonctions est facultative et se désactive sans empêcher le
service de fonctionner. L'administration fiscale est par ailleurs destinataire
des données que la réglementation lui destine, via la Plateforme Agréée.
Aucune donnée n'est transférée en dehors de l'Union européenne. Les données
sont hébergées et traitées en France. Les pages publiques de ce site ne
chargent aucune ressource depuis un service tiers : votre adresse IP n'est
communiquée à personne du seul fait de votre visite.
2.9 Cookies
Le site SCI Facturation utilise uniquement des cookies techniques nécessaires au
fonctionnement du service (session, token CSRF). Aucun cookie de tracking
ou publicitaire n'est utilisé.
2.10 Réclamation
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une
violation du RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la
CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), sans préjudice
d'un recours juridictionnel :
www.cnil.fr,
ou par courrier au 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.