Vos locataires vous écrivent pour réclamer une facture qu'ils ont perdue, et vous vous connectez, vous retrouvez le document, vous le renvoyez. C'est le dernier travail répétitif qui reste une fois la facturation automatisée.

L'espace locataire supprime ce va-et-vient : chaque locataire retrouve seul ses factures, ses quittances, ses baux et le détail de son compte.

Ce que votre locataire voit

• Son solde, horodaté et présenté sous réserve des règlements en cours. Rien n'est signalé comme en retard tant que l'échéance n'est pas dépassée de plus de quinze jours : le décalage entre un virement et son pointage est normal.
• Ses factures et ses avoirs, sur tout l'historique, avec la période couverte, le montant et le reste dû. Il télécharge le PDF exact que vous avez émis.
• Son compte : chaque facture, chaque règlement, dans l'ordre, avec le solde après chaque opération. C'est la vue qui coupe court aux discussions.
• Ses quittances, quand vous en établissez.
• Ses locations : adresse, type de bail, dates, loyer, indice de révision, et le dépôt de garantie que vous détenez réellement.
• Vos coordonnées, avec un bouton pour vous signaler une erreur ou un changement d'interlocuteur chez lui.
• Une archive de tous ses documents, en un clic, pour son comptable.

Vos brouillons ne sont jamais visibles. Vos autres locataires non plus : chaque dossier est étanche.

Ce qu'il ne voit pas

• Aucune coordonnée bancaire. Votre IBAN figure sur vos factures, qui sont le document qui fait foi. Affiché derrière une connexion par email, il est le vecteur classique de la fraude au faux virement, et l'espace le rappelle en toutes lettres à votre locataire.
• Aucune date de congé calculée. Les règles de forme et de délai dépendent de la rédaction de votre bail : seules les dates brutes de votre bail sont affichées, jamais un délai que nous aurions calculé.
• Aucune de vos notes internes, ni rien de ce que vous suivez sur lui.

Activer l'espace

1. Dans Paramètres de facturation, activez l'espace locataire. Vous pouvez y saisir vos modalités de règlement, qui s'afficheront sur la page d'accueil. N'y mettez pas d'IBAN.
2. Sur la fiche d'un locataire, bloc Espace locataire, cliquez sur Ajouter un accès et saisissez son adresse email.
3. Il reçoit une invitation à votre nom.

Rien n'est exposé tant que vous n'avez pas ouvert un accès, locataire par locataire.

Comment votre locataire se connecte

Il saisit son adresse email, reçoit un code à six chiffres, le saisit, et il est chez lui. Pas de mot de passe à créer, donc pas de mot de passe oublié.

Le code est valable quinze minutes et ne sert qu'une fois. Nous n'envoyons pas de lien de connexion : les messageries d'entreprise pré-ouvrent les liens contenus dans les emails pour les analyser, ce qui grillerait le lien avant même que votre locataire ne clique.

Plusieurs contacts, plusieurs dossiers

Vous pouvez ouvrir plusieurs accès sur un même locataire : le gérant et l'expert-comptable, ou deux associés.

Une même adresse peut aussi ouvrir plusieurs dossiers, chez vous ou chez une autre SCI utilisant l'application. C'est le cas du cabinet comptable qui suit plusieurs preneurs. La personne choisit alors son dossier en entrant, et voit le solde de chacun. Rien n'est jamais mélangé entre deux dossiers.

Attention, et l'écran vous le rappelle au moment de saisir l'adresse : toute personne ayant accès à cette boîte pourra consulter les documents de ce locataire. Vous êtes responsable de l'adresse que vous saisissez. Si l'adresse ouvre déjà un autre dossier, nous vous le signalons, sans jamais vous dire lequel.

Fermer un accès

• À tout moment, depuis la fiche du locataire. L'effet est immédiat.
• Automatiquement, douze mois après la fin de son dernier bail chez vous. Il est prévenu trente jours avant, et reçoit à la fermeture une archive de tous ses documents : il doit conserver ses pièces comptables dix ans, et c'est à lui de le faire.
• En cas de cession de bail, l'accès du cédant est fermé automatiquement le jour où la cession prend effet. C'est important : le repreneur d'un fonds de commerce hérite souvent de l'adresse générique du local, et il ne doit pas ouvrir le dossier de son prédécesseur. Dans ce cas, aucune archive n'est envoyée, pour la même raison.

Avant d'ouvrir un accès

Si vous avez repris une gestion en cours, vérifiez que le solde de votre locataire est juste. Sans les factures antérieures ni son solde d'ouverture, son compte partira de zéro, et ce chiffre faux sera affiché chez lui. L'écran vous avertit quand un locataire n'a ni historique ni solde d'ouverture.

Une précision qui compte

Déposer une facture sur cet espace ne vaut pas transmission au sens de la réforme de la facturation électronique. La transmission réglementaire passe par la Plateforme Agréée, et l'espace locataire est un service de confort qui s'y ajoute. L'écran des factures le dit à votre locataire.