Factures récurrentes
Les factures récurrentes permettent de générer automatiquement des factures à intervalles réguliers (mensuel, trimestriel, etc.). C'est l'outil idéal pour les loyers.
Créer un modèle de facture récurrente
- Dans le menu latéral, cliquez sur Modèles.
- Cliquez sur Nouveau modèle.
- Remplissez les informations :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom du modèle | Nom interne pour identifier le modèle (ex : "Loyer bureau A - SARL Martin") |
| Locataire | Le locataire concerné |
| Périodicité | Mensuel, Trimestriel, Semestriel ou Annuel |
| Jour de facturation | Jour du mois utilisé quand l'anticipation est laissée à zéro (voir plus bas) |
| Terme du loyer | À échoir (le loyer d'avril est dû le 1er avril) ou échu (il est facturé une fois avril terminé). Laissé vide, le terme du bail rattaché s'applique. |
| Émettre N jours avant le début de période | Pour un loyer à échoir : combien de jours avant le début de la période la facture part. Laissé vide, le réglage de la SCI s'applique. |
| Génération automatique | Si activé, la facture est créée automatiquement. Sinon, le modèle sert uniquement de base pour une création manuelle. |
| Actif | Cochez pour activer le modèle |
- Ajoutez les lignes du modèle (mêmes champs qu'une facture classique).
- Cliquez sur Créer.
Génération automatique
Lorsqu'un modèle a la génération automatique activée, l'application crée la facture à chaque échéance :
- La facture reprend les lignes du modèle avec les montants configurés.
- La période est calculée automatiquement selon la périodicité (ex : du 01/04/2026 au 30/04/2026 pour un loyer mensuel).
- La facture est numérotée et son document Factur-X est produit dans la foulée. Elle n'est pas envoyée au locataire sans votre action.
Quand la facture part, et pour quelle échéance
Cela dépend du terme du loyer, qui vient du bail.
Loyer à échoir (le cas courant des baux commerciaux) : le loyer d'une période est dû dès son premier jour. La facture doit donc arriver avant. Elle est émise N jours avant le début de la période (15 jours par défaut, réglable par SCI et par modèle) et porte une échéance au premier jour de la période.
Loyer à terme échu : la période est facturée une fois terminée. La facture part le lendemain du dernier jour de la période, avec l'échéance habituelle de la SCI (30 jours par exemple).
Anticipation laissée à zéro : rien ne change par rapport à l'ancien fonctionnement. La facture part le jour de facturation indiqué, à l'intérieur de la période, avec l'échéance habituelle. C'est la valeur conservée pour tous les modèles créés avant cette évolution.
Prélèvement automatique : si vous faites prélever vos locataires, l'anticipation doit être au moins égale au délai de pré-notification (14 jours en général). En dessous, la banque ne peut pas être sollicitée à temps et le prélèvement est refusé. L'écran des paramètres de facturation vous le signale.
Premier et dernier mois : le prorata
Un locataire qui entre le 15 mars ne doit pas le mois entier. Cochez Proratiser sur une période partielle sur la ligne de loyer : le montant est alors calculé au nombre de jours réellement occupés, sur la base du nombre de jours du mois (ou du trimestre) concerné.
- Entrée au 15/03 sur un loyer mensuel de 1 000 € : la facture de mars porte 548,39 € pour la période du 15/03 au 31/03, et la mention "(17/31 jours)" figure sur la ligne.
- Sortie au 14/06 : la dernière facture couvre du 01/06 au 14/06 et s'arrête là.
- Les mois complets ne sont pas touchés : montant plein, libellé inchangé.
Laissez la case décochée pour une provision pour charges au forfait : elle est due en entier, même sur un mois incomplet. C'est pour cela que le choix se fait ligne par ligne.
Éviter les doublons
L'application ne génère jamais deux factures couvrant la même période pour un même modèle. Une facture couvrant déjà tout le mois de mars empêche l'émission d'une seconde facture pour la période du 15 au 31 mars.
Franchise et loyer progressif
Si le bail rattaché porte une franchise de loyer ou des paliers, la ligne de loyer du modèle n'est pas celle qui est facturée : c'est le montant du palier en cours qui est repris, et un mois incomplet est proratisé sur ce montant-là.
Pendant une franchise, la ligne reste sur la facture, à 0,00 €, avec la mention "franchise de loyer". Vous n'avez donc plus à désactiver le modèle puis à penser à le réactiver.
Voir Franchise, paliers et sortie de bail.
Désactiver un modèle
Décochez la case Actif ou désactivez la génération automatique pour arrêter la création de factures à partir de ce modèle. Les factures déjà générées ne sont pas affectées.
À la sortie du locataire, préférez l'assistant Sortie de bail de la fiche du bail : il pose la date de fin sur les modèles rattachés, ce qui les arrête proprement au jour de la restitution sans effacer leur historique.