Reprise de l'existant

Vous arrivez avec des locataires en place, des baux en cours et plusieurs années de factures. L'écran Reprise de l'existant, dans la rubrique Configuration, évite de tout retaper.

Trois outils, à utiliser dans cet ordre. L'ordre compte : un bail désigne son locataire, une facture désigne les deux. Si vous commencez par les baux, toutes les lignes seront refusées faute de trouver leurs locataires.

1. Importer vos locataires

Préparez un fichier CSV, une ligne par locataire. Le bouton Modèle CSV vous donne le fichier vide avec les bonnes colonnes et un exemple rempli.

Deux choses à savoir :

• Le téléphone est converti au format international. "06 12 34 56 78" devient "+33612345678". C'est la forme dont l'application a besoin pour envoyer un SMS ou lancer une signature électronique.
• Une colonne company_id présente dans votre fichier est ignorée. Les locataires sont créés dans la SCI sélectionnée en haut de l'écran, jamais ailleurs.

2. Importer vos baux

Une ligne par bail en cours. Le locataire est désigné par sa raison sociale exacte, telle qu'elle figure dans l'application.

Colonnes obligatoires : locataire, type, date_debut, loyer, adresse. Colonnes facultatives : date_fin, periodicite, terme, charges, mode_charges, depot_garantie, code_postal, ville, designation, destination, statut.

Les valeurs françaises sont acceptées : "mensuel", "trimestriel", "annuel" pour la périodicité, "à échoir" ou "échu" pour le terme, "commercial", "professionnel", "dérogatoire" ou "précaire" pour le type, "en cours" pour le statut.

Ce que l'import ne reprend pas, et qu'il vous restera à faire :

• La clause d'indexation. Une révision de loyer a besoin de son indice de référence, de son trimestre et de sa date anniversaire. À moitié renseignée, elle donnerait un bail qui semble révisable et ne le sera jamais : mieux vaut la saisir bail par bail, en connaissance de cause.
• Le rattachement aux lots de votre patrimoine, depuis la fiche du bail.
• L'encaissement du dépôt de garantie. Le montant est repris comme clause du bail ; si vous détenez la somme, enregistrez l'encaissement pour obtenir son reçu numéroté.
• Les modèles de factures récurrentes : c'est ce qui déclenche le quittancement mensuel ou trimestriel, à créer une fois les baux en place.

3. Importer vos factures antérieures

C'est le point le plus important pour que le solde de chaque locataire soit juste dès le premier jour, et donc pour que vos relances portent sur les bonnes sommes.

Colonnes obligatoires : numero, locataire, date, montant_ht. Colonnes facultatives : echeance, montant_tva, montant_regle, date_reglement, libelle, compte, periode_debut, periode_fin.

Ce que fait l'application, et ce qu'elle ne fait pas :

• Votre numéro d'origine est conservé au caractère près. Aucun numéro n'est tiré pour lui : ce qui se passe ensuite dépend de la série à laquelle il appartient (voir juste en dessous).
• Aucun PDF n'est fabriqué. Le document d'origine existe déjà, chez vous et chez votre locataire. En produire un second reviendrait à créer un deuxième original de la même facture, ce qu'une facture numérotée ne doit jamais avoir.
• Rien n'est transmis ni envoyé. Ces factures ont déjà été adressées à vos locataires par votre outil précédent.
• Elles ne peuvent pas être annulées ici. L'avoir serait numéroté et exporté par cette application, alors que la facture d'origine, elle, n'est pas dans votre export comptable : votre chiffre d'affaires déclaré s'en trouverait amputé d'un montant qui n'y a jamais figuré. Une facture émise par votre outil précédent s'annule dans la comptabilité qui l'a enregistrée.
• Aucune quittance n'est produite pour un règlement repris : votre locataire a déjà la sienne.
• Ces factures restent relançables et apparaissent dans le suivi des encaissements, exactement comme les autres. Elles portent la mention "Reprise" dans la liste des factures.

Ce que devient votre numérotation

Deux cas, selon la série à laquelle appartient le numéro repris. La série regardée est celle que l'application émettrait aujourd'hui : votre préfixe de facture, suivi de l'année en cours.

• Un numéro d'un exercice révolu (FA-2024-0087 repris en 2026, par exemple) : aucun compteur n'est touché. Votre prochaine facture émise ici reprend exactement là où votre séquence de l'année en est.
• Un numéro de la série de l'année en cours (FA-2026-0009 alors que l'application n'a émis que trois factures en 2026) : le compteur avance jusqu'à ce rang, et votre prochaine facture émise ici enchaîne juste après, en FA-2026-0010. L'analyse du fichier vous l'annonce avant que vous ne validiez.

Ce second cas est signalé, jamais refusé : sans cette avance, la facture que vous émettriez au neuvième rang porterait un numéro déjà pris par la facture reprise, et l'émission se bloquerait pour de bon, loyers récurrents compris.

Les rangs laissés de côté au passage (ici 4 à 8) ne manquent nulle part : ils sont portés par la comptabilité d'où viennent vos factures. C'est la même série, celle que votre SCI a émise, et notre compteur ne fait que la rejoindre. Votre numérotation reste chronologique et sans doublon, ce qu'exige la réglementation.

Un numéro déjà utilisé

Si un numéro du fichier existe déjà dans votre SCI, la ligne est signalée et l'import complet est refusé. Corrigez le fichier et relancez : c'est tout ou rien, une seule ligne fautive et aucune n'est enregistrée. Le même numéro reste possible dans deux SCI différentes.

Et la comptabilité ?

Les factures reprises sont exclues du journal des ventes de votre export FEC : votre comptabilité antérieure les a déjà enregistrées, les exporter à nouveau compterait votre chiffre d'affaires deux fois. Les règlements indiqués dans le fichier sont exclus pour la même raison.

En revanche, un règlement que vous encaissez après la reprise est un vrai mouvement bancaire de l'exercice : il figure dans l'export. Votre comptable apportera la créance correspondante par ses à-nouveaux, comme il le fait pour votre solde bancaire d'ouverture.

Conséquence pratique : ne reprenez pas une facture dont le règlement a déjà été comptabilisé dans l'exercice en cours par votre outil précédent, sauf à l'indiquer comme déjà réglée dans la colonne montant_regle.

À défaut : le solde d'ouverture

Si vous ne souhaitez pas reprendre vos factures une par une, indiquez simplement ce que chaque locataire vous devait au jour de la bascule, depuis Reprise de l'existant > Saisir les soldes.

• Un montant, une date d'arrêté, un commentaire libre.
• Un montant négatif est accepté : c'est le cas d'un locataire qui a payé d'avance.
• Ce solde s'ajoute à l'encours calculé sur les factures émises ici, et le total dû s'affiche en face de chaque locataire.
• Il apparaît aussi dans la balance âgée (Recouvrement), en colonne "Antérieur à la reprise". Comme il n'a pas de date d'échéance, il ne se range dans aucune tranche d'ancienneté : c'est la colonne "Total dû" qui l'inclut. Le fichier CSV que vous remettez à votre banque ou à votre comptable porte les deux colonnes.

Un solde d'ouverture reste un solde : il ne devient jamais une facture, aucun règlement ne s'y rattache, et il n'entre pas dans votre export comptable puisque les écritures qui l'ont formé sont déjà dans votre comptabilité antérieure. Quand votre locataire vous règle cet arriéré, corrigez simplement le montant.

Si vous finissez par importer les factures correspondantes, supprimez le solde d'ouverture : sans cela, la même créance serait comptée deux fois.

Format des fichiers

• Séparateur point-virgule, virgule ou tabulation : l'application reconnaît les trois.
• Accents et encodage : un fichier enregistré en "CSV Windows" depuis un tableur est lu correctement.
• Dates : 2025-10-01 ou 01/10/2025.
• Montants : 1200, 1200,50 ou 1 200,50. Le symbole euro est toléré.
• 2 Mo et 2000 lignes au maximum par fichier. Au-delà, découpez-le.

Dans tous les cas, rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé. L'analyse affiche ligne par ligne ce qui sera créé, ce qui pose problème et ce qui mérite votre attention.