Avenants, cession et sous-location

Un bail commercial se signe une fois et vit neuf ans. En neuf ans, il bouge toujours : le loyer se renégocie, le locataire prend un local voisin ou une place de stationnement, il vend son fonds de commerce, sa société change de nom, il sous-loue une réserve.

Jusqu'ici il fallait ou bien modifier le bail en silence, ou bien en créer un nouveau, ce qui coupait l'historique de facturation en deux. La fiche de chaque bail porte désormais deux blocs pour cela : Avenants et Cession, dénomination et sous-location.

La règle qui vaut pour tout ce qui suit

Une facture déjà émise n'est jamais modifiée. Elle porte le nom du locataire du jour où elle est partie, et c'est exact : c'est ce nom-là qui figure sur l'exemplaire détenu par votre locataire et sur celui transmis à la Plateforme Agréée.

Après une cession, les factures des années précédentes restent donc au nom du cédant. Ce n'est pas une anomalie : c'est justement ce que la trace enregistrée explique. Si une facture comporte une erreur, la correction passe par un avoir et une facture neuve, jamais par une réécriture.

Avenant au bail

Un avenant sert à tout ce qui modifie le contenu du bail : loyer renégocié à l'amiable, extension de surface, changement de destination des locaux, prise d'un lot supplémentaire, prorogation du terme.

Deux temps

1. Vous enregistrez l'avenant. Rien ne bouge sur le bail. L'application produit le document de l'avenant en PDF, que vous imprimez et faites signer.
2. Vous l'appliquez. Le bail prend alors les nouvelles valeurs, et vos modèles de factures récurrentes suivent.

Cette séparation est volontaire : un avenant se signe avant de produire ses effets, et un avenant appliqué ne peut plus être supprimé. C'est la pièce qui justifie ce que vous facturez à partir de sa date d'effet. Tant qu'il n'est pas appliqué, vous pouvez le supprimer et recommencer.

Ne remplissez que ce que l'avenant change

Chaque champ laissé vide signifie "l'avenant n'en parle pas", jamais "efface". Un avenant qui ajoute une place de stationnement et augmente le loyer ne touchera ni aux charges, ni au terme, ni à la destination.

Un avenant peut aussi ne rien modifier du tout : une clause reformulée, une annexe ajoutée. Il est alors conservé comme pièce contractuelle, et son document le dit explicitement.

La case "loyer contractuel de référence"

C'est la case qui demande un instant de réflexion, et la seule dont la conséquence n'est pas visible immédiatement.

• Vous la laissez décochée pour une extension de surface ou un lot supplémentaire. Le loyer monte parce que la surface a changé, et le loyer d'origine du bail reste la référence.
• Vous la cochez pour une révision amiable du loyer. Le loyer que vous venez de convenir devient le loyer contractuel : l'indice de référence est repris sur le trimestre de la date d'effet et la prochaine indexation est fixée un an plus tard.

Pourquoi cela compte : le loyer contractuel est l'assiette de la règle des 25 % de l'article L145-39, qui ouvre à chaque partie la possibilité de demander au juge la révision du loyer quand il a varié de plus d'un quart. Rebaser le loyer sans le vouloir, ou oublier de le rebaser, décale ce seuil pour toute la durée du bail.

Si l'INSEE n'a pas encore publié l'indice du trimestre de votre date d'effet -- le cas courant, la série paraît avec trois mois de retard -- l'indice de référence est laissé tel quel plutôt que remplacé par une valeur approchante.

Si votre bail est indexé en base fixe

C'est le choix que vous avez fait à la création du bail : "indice de prise d'effet du bail (base fixe)", par opposition au chaînage. Toutes les révisions s'y réfèrent au même indice de départ.

Dans ce cas, votre nouveau loyer devient automatiquement la base des indexations suivantes, que vous cochiez la case ou non, et l'indice de référence est repris en même temps que lui. Ce n'est pas une exception arbitraire : sans cela, la prochaine indexation repartirait du loyer d'avant l'avenant et effacerait purement et simplement l'augmentation que vous venez de convenir.

La case garde tout son sens : elle décide, elle, du loyer contractuel de référence des 25 % de l'article L145-39.

Si l'indice du trimestre de votre date d'effet n'est pas encore paru, la reprise se fait sur le dernier indice publié à cette date -- exactement ce que fait le bouton "Utiliser le dernier indice publié" à la création d'un bail. L'écran vous signale la substitution.

Effets sur vos factures

Si l'avenant change le loyer, la ligne de loyer de vos modèles de factures récurrentes est mise à jour à l'application : les loyers suivants partent au nouveau montant, sans intervention de votre part. La provision pour charges suit la même règle : si l'avenant la modifie, la ligne de provision de vos modèles est mise à jour elle aussi, et vous n'avez pas à la corriger à la main.

Si des factures ont déjà été émises sur des périodes postérieures à la date d'effet, l'application vous le dit et vous donne leur nombre. Elles conservent l'ancien montant, et la différence se facture sur un document neuf.

Si l'avenant repousse le terme du bail, l'échéancier est recalculé : les échéances triennales et la fin de bail suivent la nouvelle date.

Cession du bail

Votre locataire vend son fonds de commerce. L'acquéreur reprend le bail, et vous ne pouvez pas vous y opposer : c'est l'article L145-16 du Code de commerce.

Le bail continue. Vous n'en créez pas un nouveau : vous enregistrez la cession depuis le bloc Cession, dénomination et sous-location, en choisissant le repreneur parmi vos locataires. Créez d'abord sa fiche depuis l'écran Locataires s'il n'existe pas encore.

Ce que l'application fait pour vous :

• le bail passe au nom du repreneur, avec tout son historique : révisions de loyer, échéancier, annexes, garanties, dépôt de garantie ;
• vos modèles de factures récurrentes rattachés à ce bail passent également au nom du repreneur, pour que le prochain loyer parte à la bonne personne ;
• les factures déjà émises ne bougent pas.

La date d'effet est respectée

Vous pouvez enregistrer l'acte dès sa signature, même s'il ne prend effet que dans trois mois. Rien ne bascule avant : jusqu'à la date d'effet, les loyers restent dus par le cédant et vos factures partent à son nom. Le matin de la date d'effet, le dossier bascule tout seul.

C'est volontaire, et cela vous évite le plus désagréable des rattrapages : une facture est définitive une fois émise, donc un loyer facturé par erreur au repreneur se corrige par un avoir plus une facture neuve au cédant.

Tant que la date n'est pas venue, la ligne de l'acte affiche "Prend effet le ...". Le jour venu, un bouton Appliquer vous permet de la porter au dossier immédiatement si vous ne voulez pas attendre le traitement du matin.

L'acte déposé se retélécharge

Le PDF ou le scan que vous joignez à un acte est conservé sur votre espace privé et se retélécharge depuis la ligne correspondante, par le lien "Télécharger l'acte". C'est la pièce à produire le jour où la cession est discutée.

La confirmation demandée, et pourquoi elle est là

L'application vous demande de confirmer explicitement que les accès du cédant au dossier sont révoqués, et refuse d'enregistrer la cession sans cette confirmation.

La raison est concrète. Le repreneur d'un fonds hérite très souvent de l'adresse générique du local en même temps que des murs : contact@boulangerie-du-centre.fr. Si un accès subsiste sur cette adresse -- une boîte partagée, un lien de partage de documents -- le repreneur ouvre le dossier et lit les factures de son prédécesseur : son chiffre d'affaires implicite et ses impayés. Entre deux commerçants qui viennent de négocier le prix du fonds, c'est un incident sérieux.

L'application ne peut pas fermer à votre place un accès qu'elle ne gère pas : c'est pourquoi elle vous demande de le faire et garde la trace de votre confirmation.

Le mandat de prélèvement et le dépôt de garantie ne suivent pas

Deux choses restent volontairement à votre main :

• le mandat de prélèvement appartient au locataire, pas au bail. Le repreneur signe le sien depuis sa propre fiche ;
• le dépôt de garantie se restitue au cédant et s'encaisse auprès du repreneur : ce sont deux opérations distinctes, avec deux mouvements bancaires réels.

Changement de dénomination du locataire

Votre locataire change de nom ou de forme sociale. Ce n'est pas une cession : c'est la même société sous un autre nom, et le bail ne bouge pas.

Enregistrez-le depuis le même bloc, en choisissant "Changement de dénomination". La fiche du locataire prend le nouveau nom à la date d'effet que vous indiquez, et la trace conserve l'ancien, la date d'effet et l'acte (extrait Kbis).

Les factures émises avant la date d'effet portent l'ancienne dénomination. C'est volontaire et c'est la bonne réponse : votre locataire détient ces documents sous ce nom, et son expert-comptable les a enregistrés ainsi. La trace enregistrée est ce qui explique l'écart.

Le même rappel s'affiche sur la fiche du locataire dès qu'une facture lui a été émise, avec le nombre de factures concernées et la liste des changements de dénomination enregistrés. Vous y verrez donc, en modifiant la raison sociale directement dans le formulaire, que les documents déjà partis ne suivront pas.

Sous-location

La sous-location suppose en principe votre accord écrit, et vous avez le droit d'être appelé à concourir à l'acte (article L145-31). Le formulaire du bail porte désormais une clause dédiée : interdite, soumise à votre accord écrit, ou autorisée. Un champ libre vous permet de préciser (par exemple : seul le local de stockage peut être sous-loué).

Un bail créé avant l'arrivée de ce champ n'en dit rien : son document conserve alors mot pour mot la clause qu'il portait, et rien n'est modifié dans le texte que vos locataires détiennent.

Quand vous enregistrez une sous-location, l'application vous demande la date de votre accord dès que le bail y subordonne la sous-location, et refuse l'enregistrement sans elle : c'est exactement le cas où vous devez avoir été appelé à concourir à l'acte.

La sous-location ne change jamais qui vous doit le loyer. Votre locataire principal reste seul débiteur envers votre SCI, quoi qu'il ait convenu avec son sous-locataire. L'application ne modifie donc ni le bail ni vos factures récurrentes.

Fin du bail : le motif est désormais demandé

Quand vous résiliez un bail, l'application vous demande deux choses :

• le motif : arrivée du terme, congé du preneur, congé du bailleur, résiliation, cession du bail, liquidation judiciaire du preneur ;
• la date à laquelle le bail a réellement pris fin, et non celle du jour où vous faites la saisie.

Le motif n'est pas une formalité : tout ce qui suit en dépend. Le sort du dépôt de garantie, les garanties encore mobilisables, la personne à qui réclamer les loyers restés impayés ne sont pas les mêmes selon que le bail s'est achevé à son terme ou que le preneur a été liquidé.

C'est aussi une information que vous notez de toute façon quelque part. La demander ici coûte quelques secondes et rend le dossier lisible des années plus tard.

Les baux résiliés avant l'arrivée de ce champ restent sans motif, et l'écran affiche "motif non renseigné" plutôt que d'inventer une cause.

Si vous choisissez le motif "cession du bail", l'application demande la même confirmation de révocation des accès que ci-dessus.

Ce qui n'est pas encore couvert

• La facture de sortie (prorata du dernier loyer, solde de charges, retenues sur le dépôt, solde à restituer) reste à établir à la main.
• Les lots rattachés au bail ne se modifient pas par avenant : l'extension de surface se décrit dans le texte de l'avenant, et le rattachement des lots reste celui du bail d'origine.

Document de référence pour vos avenants : chaque avenant généré porte le même avertissement que vos baux. C'est un modèle type, à faire valider par un professionnel du droit avant signature.