Garanties et assurances

Le dépôt de garantie n'est pas la seule protection d'un bail, et c'est la plus faible : deux mois de loyer au mieux. Ce qui couvre vraiment un locataire qui cesse de payer, c'est une caution ou une garantie bancaire. Ce qui couvre un incendie, c'est l'assurance du locataire.

Ces deux protections ont un défaut commun : elles disparaissent toutes seules. Une attestation d'assurance se périme chaque année, une garantie bancaire est consentie pour une durée déterminée. Sans rappel, on s'en aperçoit le jour du sinistre ou de l'impayé.

L'application enregistre ces dates et vous prévient avant qu'elles ne tombent.

L'attestation d'assurance de votre locataire

Le bail met l'assurance des locaux à la charge du preneur et lui impose d'en remettre l'attestation chaque année. Si un sinistre survient alors que vous n'avez pas d'attestation à jour, vous n'avez rien à opposer ; et vous perdez aussi le motif de résiliation que vous donnerait ce manquement, faute de pouvoir le prouver.

Enregistrer une attestation

Sur la fiche du bail, le bloc Assurance du preneur vous permet de saisir :

• le nom de l'assureur et le numéro de police ;
• la date à laquelle l'attestation vous a été remise ;
• la date jusqu'à laquelle elle est valable ;
• le document lui-même (PDF ou photo, 5 Mo maximum).

La date de validité est la plus importante : c'est elle qui déclenche les rappels. Sans elle, l'application ne peut rien signaler sur ce bail.

Le document est conservé sur un stockage privé, accessible uniquement depuis votre espace. Quand vous enregistrez une nouvelle attestation, elle remplace la précédente.

Ce qui se passe ensuite

C'est le seul message que l'application adresse d'elle-même à un locataire, et il réclame un document, pas de l'argent. Un locataire en règle n'a rien à faire de plus s'il l'a déjà envoyée.

Vous pouvez aussi lui demander l'attestation à tout moment, en un clic, depuis la fiche du bail.

Cautions et garanties

Le bloc Garanties de la fiche du bail enregistre les sûretés autres que le dépôt de garantie :

• Caution solidaire : une personne s'engage à payer à la place du locataire. Très fréquente quand le locataire est une société récente : le dirigeant se porte caution à titre personnel.
• Garantie autonome à première demande : une banque paie sur simple appel de votre part, sans discuter le bail. C'est la garantie la plus solide, courante sur les bureaux d'une certaine surface. Elle est toujours consentie pour une durée limitée et doit être renouvelée.
• Garantie de société mère : la maison mère garantit les engagements de sa filiale.
• Autre garantie : toute autre sûreté convenue entre les parties.

Pour chacune, vous enregistrez le garant, le montant garanti (ou le nombre de mois de loyer couverts), les dates de début et de fin, et l'acte signé.

Vous êtes prévenu avant le terme

Soixante jours peuvent sembler tôt : renouveler une garantie bancaire suppose de passer par votre locataire, qui repasse par sa banque. Un mois ne suffit pas.

Une garantie sans date de fin ne déclenche jamais d'alerte, ce qui est normal pour une caution consentie pour toute la durée du bail. En revanche, une garantie à première demande saisie sans date de fin vous est signalée : c'est presque toujours une saisie incomplète.

La main levée

Quand une garantie ne vous sert plus (bail terminé, comptes soldés, garantie remplacée par une autre), enregistrez sa main levée avec le motif. Deux raisons à cela :

• les alertes s'arrêtent, puisque vous avez dit que cette garantie ne vous intéressait plus ;
• le motif reste au dossier. C'est ce que le garant invoquera peut-être des années plus tard pour dire qu'il ne vous doit rien, et vous devez pouvoir expliquer pourquoi vous y avez renoncé.

Le motif est obligatoire, pour la même raison qu'il l'est sur une retenue de dépôt de garantie.

Retrouver ce qui demande votre attention

• Dans le menu, l'entrée Baux porte une pastille indiquant le nombre d'attestations et de garanties à surveiller. Elle ne compte que ce sur quoi vous pouvez agir : l'attestation d'un bail résilié et la garantie d'un bail supprimé n'y figurent pas, sans quoi la pastille ne redescendrait jamais.
• Sur la liste des baux, un filtre Garanties isole les baux dont l'assurance est expirée ou proche de l'échéance, et ceux dont une garantie arrive à son terme. Les lignes concernées portent une pastille de couleur.
• Sur la fiche du bail, l'état de l'assurance et de chaque garantie est affiché en clair, avec le nombre de jours restants.

Complément de dépôt de garantie

Si vous indiquez sur le bail que le dépôt de garantie représente un certain nombre de termes de loyer (champ Dépôt exprimé en termes de loyer), l'application calcule le complément dû à chaque révision annuelle : un loyer qui augmente rend le dépôt détenu insuffisant.

Où renseigner ce nombre de termes

Deux endroits, parce que le formulaire du bail ne s'ouvre que sur un brouillon :

• À la création du bail, dans le formulaire, à côté du montant du dépôt. Dès que vous saisissez le nombre de termes, le montant en euros vous est proposé à partir du loyer. C'est une aide : vous restez libre de le corriger, et un montant que vous avez déjà tapé n'est jamais écrasé.
• Sur la fiche d'un bail déjà signé, dans le bloc Dépôt de garantie. C'est la situation la plus courante : vos baux en cours sont justement ceux que la révision de loyer concerne. Renseigner ce nombre ne modifie ni le texte du bail ni le montant déjà encaissé, il dit seulement comment le dépôt a été convenu.

Tant que ce champ est vide, aucun complément n'est proposé : l'application ne devine pas qu'un dépôt de 2 400 euros valait deux termes de loyer.

Le montant vous est indiqué au moment où vous appliquez la révision, puis reste affiché sur la ligne de cette révision.

Rien n'est prélevé. Le complément est un montant à réclamer à votre locataire, en général par le même courrier que la révision de loyer. L'application ne l'encaisse pas, ne le facture pas, et ne modifie pas le dépôt enregistré. Et si l'indice baisse, le calcul donne un montant négatif : il est affiché à titre d'information, aucune restitution n'est faite automatiquement.

Questions fréquentes

Mon locataire m'envoie son attestation par courrier papier. Que faire ? Photographiez-la ou scannez-la, puis déposez le fichier depuis la fiche du bail. Le format PDF, JPG ou PNG est accepté.

Puis-je enregistrer plusieurs garanties sur un même bail ? Oui, autant que nécessaire. Une caution du dirigeant et une garantie bancaire coexistent souvent sur le même bail.

L'application vérifie-t-elle que mon garant est solvable ? Non. Elle enregistre ce que vous saisissez et surveille les dates. L'appréciation de la solidité d'une garantie reste la vôtre.

L'application peut-elle appeler la garantie à ma place ? Non, et c'est volontaire. Appeler une garantie est un acte grave, qui se rédige et s'envoie à la main.