Donner accès à votre comptable

Votre expert-comptable vous réclame les pièces de l'année, votre associé veut savoir où en sont les loyers : plutôt que d'exporter et d'envoyer des fichiers, vous pouvez leur ouvrir un accès direct à la SCI, en lecture seule.

L'accès porte sur une seule SCI. Si vous en gérez plusieurs, invitez la personne sur chacune de celles qu'elle doit voir.

Les deux rôles proposés

Aucun des deux ne peut rien écrire : ni facture, ni bail, ni paiement, ni réglage. La différence porte sur l'extraction comptable, qui est exactement ce dont un cabinet a besoin et dont un associé qui veut simplement suivre les loyers n'a pas l'usage.

Vous restez le seul gérant de la SCI. Ce rôle-là ne se transmet pas.

Inviter quelqu'un

1. Ouvrez Accès à la SCI dans le menu Configuration.
2. Cliquez sur Nouvelle invitation.
3. Saisissez l'adresse e-mail et choisissez le rôle.
4. Envoyez.

La personne reçoit un e-mail contenant un lien valable 7 jours, utilisable une seule fois. Tant qu'elle n'a pas cliqué, aucun accès n'est ouvert : l'invitation apparaît simplement dans la liste Invitations en attente, où vous pouvez l'annuler.

Si la personne n'a pas encore de compte, le lien lui propose d'en créer un avec un mot de passe. Si elle en a déjà un, elle doit d'abord s'y connecter, puis rouvrir le lien : c'est ce qui garantit que l'accès va bien à la bonne personne et pas à celle qui se trouvait connectée sur l'ordinateur.

Vous pouvez envoyer jusqu'à dix invitations par heure. Cette limite n'existe que pour éviter qu'un compte ne se serve du formulaire pour expédier des courriels en nombre ; une passation d'accès réelle n'en approche jamais.

Ce que votre invité voit

Une bannière lui rappelle en haut de chaque page qu'il est en consultation. Les écrans sont les mêmes que les vôtres, mais toute tentative d'enregistrement est refusée, y compris si elle passe par un raccourci ou par l'API.

Il télécharge les documents déjà établis : factures, quittances, baux, avenants, courriers de révision. En revanche il ne les fabrique pas. Si le PDF d'un bail n'a jamais été généré, ou si le courrier d'une révision de loyer n'a pas encore été établi, il voit un message l'invitant à vous le demander : produire ces documents laisse une trace dans le dossier, notamment la date à laquelle votre locataire a été notifié d'une révision, et cette trace vous appartient.

Le Journal d'activité conserve qui a fait quoi. Un invité en lecture seule n'y produit rien, mais l'ouverture et la fermeture de son accès y sont notées.

Retirer un accès

Sur l'écran Accès à la SCI, cliquez sur Retirer en face de la personne. L'accès se ferme immédiatement : à sa prochaine action, elle ne voit plus la SCI.

Vous pouvez aussi changer son rôle sans le retirer, par exemple faire passer un associé de la simple consultation au rôle d'expert-comptable le temps du bilan.

Questions fréquentes

Mon comptable doit-il payer un abonnement ? Non. Son accès est porté par l'abonnement de la SCI qui l'a invité. Il n'a rien à souscrire, et il ne consomme aucun de vos quotas. S'il gère par ailleurs ses propres SCI dans l'application, c'est son abonnement à lui qui les couvre : être invité chez vous ne les rend pas gratuites.

Puis-je donner un accès en écriture à un co-gérant ? Pas aujourd'hui. Un seul compte est gérant d'une SCI, et c'est celui qui l'a créée.

L'accès porte-t-il sur toutes mes SCI ? Non, une invitation ouvre une seule SCI. C'est voulu : un cabinet qui suit une de vos SCI n'a pas à voir les autres.

Mon comptable peut-il émettre une facture à ma place ? Non. Émettre une facture est un acte définitif, il reste entre vos mains.