Locataires

Les locataires sont les entreprises à qui vous facturez des loyers. Chaque locataire est rattaché à une SCI.

Créer un locataire

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Locataires.
2. Cliquez sur Nouveau locataire.
3. Saisissez son SIRET en haut du formulaire et cliquez sur Rechercher : la raison sociale, le numéro de TVA et l'adresse de son établissement sont repris du registre public des entreprises. Vous pouvez aussi tout saisir à la main, et corriger ce que la recherche a rempli.
4. Complétez ou vérifiez les informations :

5. Complétez l'adresse du locataire (adresse, code postal, ville, pays). Si le locataire est domicilié dans le local qu'il vous loue, cochez Domicilié dans les locaux loués et choisissez le bien : l'adresse est recopiée pour vous.
6. Si ses factures doivent partir ailleurs, décochez Identique à l'adresse du locataire dans la section Adresse de facturation et saisissez la seconde adresse.
7. Cliquez sur Créer.

Remplir la fiche depuis le SIRET

Le bouton Rechercher, en haut du formulaire, interroge le registre public des entreprises et remplit la raison sociale, le numéro de TVA intracommunautaire et l'adresse.

• Donnez le SIRET plutôt que le SIREN. Le SIRET (14 chiffres) désigne l'établissement, donc la boutique ou le bureau que vous louez ; le SIREN (9 chiffres) rapporte l'adresse du siège, qui est souvent ailleurs.
• Ce que le registre ne connaît pas n'efface jamais ce que vous avez tapé. Certaines entreprises demandent la diffusion restreinte de leurs données : la recherche rapporte alors moins de choses, vous en êtes informé, et votre saisie reste en place.
• Une entreprise cessée ou un établissement fermé vous sont signalés, sans rien vous empêcher : un preneur dont le local vient de fermer se facture encore, et c'est souvent à ce moment-là que cela compte.
• Collez le numéro tel quel. Les espaces, points et tirets sont retirés au vol : 844 431 239 00020, copié depuis un Kbis ou un site, est accepté comme 84443123900020. Cela vaut aussi pour les fiches remplies par l'API ou par un import de reprise.
• Rien n'est enregistré par la recherche : vous relisez la fiche et vous validez.

Partout où un code postal est demandé, la ville se remplit toute seule. Quand le code postal couvre plusieurs communes -- c'est le cas de deux sur trois en France -- elles vous sont proposées sous le champ, et vous choisissez : rien n'est deviné à votre place. Le champ reste libre, pour une adresse à l'étranger ou un lieu-dit.

Reprendre l'adresse des locaux loués

Un commerçant, un artisan ou une société d'exploitation est le plus souvent domicilié à l'adresse du local qu'il occupe. Plutôt que de la retaper, cochez Domicilié dans les locaux loués dans la section Adresse du locataire et choisissez le bien concerné : l'adresse, le code postal, la ville et le pays sont repris de la fiche du bien.

La case n'apparaît que si votre SCI possède au moins un bien dont l'adresse est complète, dans le menu Patrimoine. Si le locataire a déjà un bail en cours, le bien correspondant vous est proposé d'emblée.

L'adresse est recopiée, pas reliée : elle est enregistrée sur la fiche du locataire comme si vous l'aviez saisie. Si le bail prend fin, ou si vous corrigez plus tard l'adresse du bien, la fiche du locataire ne change pas toute seule. Pour l'ajuster, décochez la case : les champs redeviennent modifiables et gardent ce qui a été recopié.

Adresse de facturation distincte

Le preneur d'un magasin fait souvent facturer à son siège, et le service comptable qui traite la facture n'est presque jamais dans la boutique. La fiche porte donc deux adresses :

• l'adresse du locataire, celle qui le désigne ;
• l'adresse de facturation, celle à laquelle ses factures doivent être adressées.

Tant que la case Identique à l'adresse du locataire reste cochée, rien ne change : c'est l'adresse du locataire qui est imprimée. Dès qu'une adresse de facturation est saisie, c'est elle qui figure sur le PDF et dans le fichier électronique joint à la facture.

Les trois champs adresse, code postal et ville sont alors obligatoires : une adresse incomplète serait refusée par le circuit de facturation électronique. Si vous ne les avez pas encore, laissez la case cochée et revenez plus tard.

À savoir : l'adresse des locaux loués, elle, est portée par le bail et non par cette fiche. Les autres courriers (bail, mise en demeure, lettre de révision de loyer) continuent d'être adressés au locataire à son adresse principale.

Note interne

Le champ Note interne sert à ce que tout gestionnaire garde habituellement sur un papier : "règle vers le 10", "demande toujours un duplicata par courrier", "l'interlocuteur a changé en mars". Elle s'affiche en bandeau en tête de la fiche, et un marqueur Note apparaît dans la liste des locataires.

Cette note est strictement interne. Elle n'est imprimée sur aucun document remis au locataire (facture, quittance, reçu de dépôt de garantie) et n'est jamais transmise par l'API.

Modifier un locataire

1. Cliquez sur le locataire dans la liste.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Apportez vos modifications et enregistrez.

Note : La modification des informations d'un locataire n'affecte pas les factures déjà validées. Seules les futures factures utiliseront les nouvelles informations.

Supprimer un locataire

Un locataire peut être supprimé s'il n'est plus nécessaire. La suppression est logique (les données sont conservées pour l'historique des factures existantes).

Liste des locataires

La liste affiche pour chaque locataire :

• La raison sociale (avec recherche)
• Le SIRET (avec recherche)
• L'email (avec recherche)
• La date de création