Locataires
Les locataires sont les entreprises à qui vous facturez des loyers. Chaque locataire est rattaché à une SCI.
Créer un locataire
- Dans le menu latéral, cliquez sur Locataires.
- Cliquez sur Nouveau locataire.
- Remplissez les informations :
| Champ | Description |
|---|---|
| Raison sociale | Nom de l'entreprise locataire (obligatoire) |
| SIRET | Numéro SIRET à 14 chiffres |
| N° TVA intracommunautaire | Numéro de TVA |
| Nom du contact | Nom de la personne à contacter |
| Adresse email (utilisée pour l'envoi des factures et des relances) | |
| Téléphone | Numéro de téléphone |
| Note interne | Ce que vous gardez habituellement sur un papier : pour vous seul |
- Complétez l'adresse du locataire (adresse, code postal, ville, pays).
- Si ses factures doivent partir ailleurs, décochez Identique à l'adresse du locataire dans la section Adresse de facturation et saisissez la seconde adresse.
- Cliquez sur Créer.
Adresse de facturation distincte
Le preneur d'un magasin fait souvent facturer à son siège, et le service comptable qui traite la facture n'est presque jamais dans la boutique. La fiche porte donc deux adresses :
- l'adresse du locataire, celle qui le désigne ;
- l'adresse de facturation, celle à laquelle ses factures doivent être adressées.
Tant que la case Identique à l'adresse du locataire reste cochée, rien ne change : c'est l'adresse du locataire qui est imprimée. Dès qu'une adresse de facturation est saisie, c'est elle qui figure sur le PDF et dans le fichier électronique joint à la facture.
Les trois champs adresse, code postal et ville sont alors obligatoires : une adresse incomplète serait refusée par le circuit de facturation électronique. Si vous ne les avez pas encore, laissez la case cochée et revenez plus tard.
À savoir : l'adresse des locaux loués, elle, est portée par le bail et non par cette fiche. Les autres courriers (bail, mise en demeure, lettre de révision de loyer) continuent d'être adressés au locataire à son adresse principale.
Note interne
Le champ Note interne sert à ce que tout gestionnaire garde habituellement sur un papier : "règle vers le 10", "demande toujours un duplicata par courrier", "l'interlocuteur a changé en mars". Elle s'affiche en bandeau en tête de la fiche, et un marqueur Note apparaît dans la liste des locataires.
Cette note est strictement interne. Elle n'est imprimée sur aucun document remis au locataire (facture, quittance, reçu de dépôt de garantie) et n'est jamais transmise par l'API.
Modifier un locataire
- Cliquez sur le locataire dans la liste.
- Cliquez sur Modifier.
- Apportez vos modifications et enregistrez.
Note : La modification des informations d'un locataire n'affecte pas les factures déjà validées. Seules les futures factures utiliseront les nouvelles informations.
Supprimer un locataire
Un locataire peut être supprimé s'il n'est plus nécessaire. La suppression est logique (les données sont conservées pour l'historique des factures existantes).
Liste des locataires
La liste affiche pour chaque locataire :
- La raison sociale (avec recherche)
- Le SIRET (avec recherche)
- L'email (avec recherche)
- La date de création