Franchise, paliers et sortie de bail

Trois situations reviennent sans cesse dans un bail de bureaux ou de commerce et n'entrent pas dans le cadre du loyer fixe facturé tous les mois : la franchise accordée à l'entrée, le loyer qui monte par paliers les premières années, et le décompte du jour où le locataire rend les clés. Cette page les traite toutes les trois, ainsi que les refacturations ponctuelles que l'on rattache au bail.

La franchise de loyer

En bureaux, trois à six mois de franchise à l'entrée sont la norme du marché, le plus souvent en contrepartie des travaux d'aménagement réalisés par le preneur.

Vous n'avez plus à désactiver le modèle récurrent puis à penser à le réactiver. Depuis la fiche du bail, bloc Franchise et paliers de loyer, ajoutez une franchise avec sa date de début, sa date de fin et son motif.

Pendant toute cette période, la facture de loyer part quand même, et la ligne de loyer y figure à 0,00 € avec la mention "franchise de loyer".

C'est volontaire, et c'est le point important : une ligne supprimée laisserait le locataire penser que vous avez oublié de la mettre, et vous laisserait sans trace de la contrepartie que vous avez négociée. Une ligne à zéro qui porte son motif est la preuve de la franchise, sur un document que le locataire conserve.

Le montant d'une franchise est toujours nul. Si vous accordez un loyer réduit plutôt qu'une gratuité complète, ce n'est pas une franchise mais un palier.

Le loyer progressif par paliers

Loyer réduit la première année, intermédiaire la deuxième, plein ensuite : le schéma est courant, et jusqu'ici il fallait modifier le modèle récurrent à la main chaque année. Un oubli coûtait la différence.

Dans le même bloc, ajoutez un palier par période, avec le loyer convenu. Le montant est obligatoire : un palier enregistré sans montant facturerait 0,00 € sans aucune explication sur la facture. Une période gratuite se saisit comme une franchise, c'est elle qui porte la mention sur le document.

Le dernier palier peut rester sans date de fin : il court alors jusqu'au terme du bail.

Chaque facture de loyer émise pendant un palier reprend le montant de ce palier à la place de celui du modèle. Un mois incomplet (entrée ou sortie en cours de mois) est proratisé sur le loyer du palier, pas sur le loyer contractuel.

Deux paliers ne peuvent pas se chevaucher : l'application refuse la saisie et vous indique lequel gêne. Sans cette règle, le loyer d'une même journée dépendrait de l'ordre dans lequel les lignes sont lues.

Paliers et indexation

Tant qu'un palier daté de bout en bout court, l'indexation annuelle n'est pas proposée. Le loyer de cette période est celui que les parties ont convenu dans le bail ; l'indexer au milieu de l'échéancier reviendrait à réécrire la clause signée. L'écran de révision vous le dit explicitement.

L'indexation reprend d'elle-même dès que la date d'effet de la révision tombe en dehors de tout palier daté.

Le dernier palier laissé sans date de fin est traité autrement, et c'est volontaire : il porte votre loyer contractuel pour le reste du bail, donc il s'indexe comme lui. La révision vous est proposée normalement, et une fois appliquée elle met à jour ce palier en même temps que le modèle récurrent, de sorte que vos factures partent bien au nouveau loyer.

Une franchise laissée sans date de fin, elle, garde un loyer nul : l'indexer reviendrait à faire payer le locataire pendant les mois que vous lui avez accordés gratuitement. L'écran de révision vous signale la situation, à vous de borner la franchise.

Refacturer une consommation ou des travaux

Une consommation de fluides relevée, des travaux à la charge du preneur, une remise en état, une dégradation : cela se facture à la main, avec le bouton Nouvelle facture.

Le formulaire porte deux champs pour cela : Bail rattaché et Lot facturé.

Renseignez le bail : la facture apparaît alors dans le compte du bail, sur la fiche du bail comme dans le décompte de sortie. Sans rattachement, elle reste une facture isolée que rien ne relie au local ni au contrat, ce qui est exactement le moment où le locataire la conteste.

Le lot est facultatif. Laissé vide, la facture couvre tout le bail, ce qui est le cas ordinaire d'un loyer : un bail porte souvent un plateau et ses places de parking. Nommez le lot quand la facture ne concerne qu'un local précis, par exemple l'eau relevée sur le seul plateau : c'est ce qui rend lisible le rendement de ce local. Seuls les lots portés par le bail choisi sont proposés.

La liste des baux ne propose que ceux du locataire choisi. Changer de locataire efface la sélection, changer de bail efface le lot.

Retrouver les factures d'un bail

La fiche du bail porte un bloc Factures du bail qui liste les loyers émis et les refacturations rattachées, avec le lot concerné quand il y en a un. Le bouton "Toutes les factures de ce bail" ouvre la liste des factures filtrée sur ce bail seul ; l'export CSV de cette liste reprend le même filtre.

La liste des factures porte d'ailleurs un filtre bail, et chaque ligne rappelle le bail rattaché sous le nom du locataire. La fiche d'une facture affiche le bail, cliquable, et le lot facturé.

Le décompte de sortie

À la restitution des locaux, plusieurs opérations tombent le même jour : le solde de loyer au prorata, le solde de charges, les retenues sur le dépôt de garantie et la restitution du reliquat. C'est un moment précis et souvent contentieux.

Depuis la fiche du bail, bouton Sortie de bail. Saisissez le jour où les clés sont rendues : tous les calculs en dépendent.

L'écran vous montre alors, côte à côte :

• Le solde de loyer dû entre la dernière période déjà facturée et la date de sortie, calculé au prorata des jours, avec le détail du calcul. La provision sur charges suit la même règle quand le bail en appelle une.
• Les factures émises qui couvrent des jours postérieurs à la sortie, le cas le plus fréquent quand le loyer est payable d'avance. Elles ne sont pas modifiées : une facture émise est scellée. Annulez-les par un avoir depuis l'écran facture, puis revenez ici, le solde sera recalculé sur la période ainsi libérée.
• Les brouillons qui couvrent la période restant due, listés à part. Le cas est fréquent : la facture de loyer du mois est préparée en brouillon dès le 1er, pour un mois entier, et les clés sont rendues le 17. Un brouillon n'est pas scellé, il ne s'annule donc pas par un avoir : corrigez-le ou supprimez-le depuis l'écran facture. Tant qu'il est là, aucun brouillon de sortie n'est créé, sans quoi les mêmes jours seraient facturés deux fois. Seules les factures émises bornent le solde de loyer calculé ici.
• Les refacturations de sortie que vous ajoutez ligne par ligne : remise en état, dégradations, relevé de compteur du jour.
• Les impayés restant sur le bail, pour mémoire.
• Le dépôt de garantie détenu, avec le formulaire de restitution.
• Les modèles récurrents rattachés au bail, avec le bouton qui les arrête à la date de sortie. Sans cet arrêt, la facture de loyer du mois suivant part toute seule.

Le bouton final crée un brouillon de facture. Rien n'est émis : vous relisez, vous corrigez, puis vous validez depuis l'écran facture, comme n'importe quelle autre facture.

Le taux de TVA du décompte reprend celui de la ligne de loyer de votre modèle récurrent. Si le bail n'a pas de modèle, le décompte est établi sans TVA tant que vous n'avez pas exercé l'option de l'article 260, 2 du CGI : une taxe portée sur un document vous en rend redevable, même si elle n'était pas due.

Le dépôt de garantie ne figure jamais sur la facture

Un dépôt de garantie est de la trésorerie détenue pour le compte du locataire, ce n'est pas un produit de votre SCI. Il ne doit apparaître ni dans votre chiffre d'affaires, ni sur une facture.

Il se solde donc à part, dans son propre bloc de l'écran de sortie : vous indiquez ce que vous rendez et ce que vous retenez. Le motif de la retenue est obligatoire dès qu'une somme est retenue : c'est la pièce qui la justifie si le locataire la conteste.

Le montant des impayés est affiché juste au-dessus pour vous aider à décider, mais il n'est jamais pré-rempli dans la case de retenue : une retenue que personne n'a décidée n'est pas défendable.

La régularisation des charges reste séparée

Si le bail appelle des provisions sur charges, la régularisation de l'exercice se fait par le décompte annuel, qui détaille poste par poste et sert d'état récapitulatif. Le décompte de sortie ne la reprend pas et vous renvoie vers l'écran des décomptes de charges.