Recouvrement

Cette page prolonge la section Encaissements et relances de la page Paiements. Elle décrit ce qui vient après le pointage : voir d'un coup d'oeil qui vous doit quoi, régler le rythme de vos relances, facturer des pénalités si vous le décidez, enregistrer un échéancier négocié et suivre un dossier confié à un commissaire de justice.

Les quatre écrans partagent la même entrée de menu, Encaissements, et une barre d'onglets en haut de page : Pointage, Balance âgée, Plans d'apurement, Contentieux.

Balance âgée

C'est le premier écran à ouvrir le lundi matin. Une ligne par locataire, et pour chacun le montant qu'il vous doit réparti par ancienneté :

La colonne Antérieur à la reprise reprend le solde d'ouverture que vous avez éventuellement saisi depuis Reprise de l'existant. Ce solde n'a pas de date d'échéance : il ne se range donc dans aucune tranche d'ancienneté, et il n'entre pas dans la colonne Total, qui reste la somme des tranches. C'est Total dû qui donne le montant complet. Un locataire dont vous n'avez repris aucune facture apparaît quand même dans la balance, avec son seul solde antérieur.

La liste est triée par créance la plus ancienne d'abord : les dossiers les plus sérieux remontent en haut. La colonne Plus ancienne donne la date d'échéance la plus lointaine encore impayée pour ce locataire.

Le champ Arrêtée au permet de revenir à une date passée, par exemple pour retrouver la situation au 31 décembre. Le bouton Exporter en CSV produit le même tableau, à remettre à votre comptable ou à votre banque. Le fichier porte sa ligne de total.

Seules les factures émises et non soldées y figurent : ni les brouillons, ni les avoirs d'annulation. Une facture annulée sort de la balance, et l'avoir qui l'annule n'y est pas déduit une seconde fois. Une créance que vous avez marquée irrécouvrable en sort ; une créance en litige y reste, avec un rappel en haut de page, parce qu'elle vous est toujours due.

Régler votre scénario de relance

Dans Paramètres > Suivi des encaissements, la section Scénario de relance fixe à partir de combien de jours de retard chaque niveau devient conseillé :

Les trois délais doivent aller croissant. Modifier ces valeurs ne touche à aucune relance déjà envoyée : seul le conseil affiché change.

Sur l'écran de pointage, chaque ligne porte alors une mention "Conseillé : ..." et trois boutons sélectionnent d'un coup toutes les factures qui justifient un niveau donné. Le récapitulatif hebdomadaire reprend la même indication.

Retrouver l'historique des relances sur une facture

La fiche de chaque facture porte un bloc Relances envoyées : combien de relances, à quelle date, à quelle adresse et quel montant chacune annonçait. Ces montants ne sont jamais recalculés, ce sont ceux que porte le courrier détenu par votre locataire.

Sur une mise en demeure, deux dates vous sont demandées, et elles sont facultatives :

• Déposée le : le jour où vous avez posté le recommandé ;
• AR reçu le : le jour où votre locataire a signé l'avis de réception.

C'est cette seconde date qui compte le jour où le dossier part au contentieux, pas la date d'envoi de l'email. Le document lui-même se retélécharge depuis ce même bloc.

Rien ne part tout seul. Ces délais conseillent, ils n'envoient pas : vous cliquez toujours. La raison est simple et n'a pas changé : l'application ne voit pas votre compte bancaire, et une relance automatique réclamerait son loyer à un locataire qui l'a viré trois jours plus tôt.

Ventiler un virement

Un locataire vire souvent un montant rond qui couvre une facture et demie. Sur l'écran de pointage, cochez les factures concernées puis Ventiler un virement : indiquez le montant reçu et sa référence, et la somme est imputée sur les factures cochées, la plus ancienne d'abord.

Chaque facture ne reçoit au plus que son propre reste dû. S'il subsiste un surplus, il vous est signalé plutôt qu'imputé au hasard : c'est vous qui savez à quoi il correspond.

Chaque imputation crée un règlement ordinaire : les soldes sont recalculés, les factures entièrement couvertes passent en Payée et leur quittance part au locataire.

Facturer les pénalités de retard

Sur la fiche d'une facture échue et non soldée, un bloc Pénalités de retard affiche ce que le retard coûte au locataire :

• les pénalités de retard, calculées au taux figurant sur la facture et au prorata des jours de retard ;
• l'indemnité forfaitaire de 40 € (article L441-10 du code de commerce), due entre professionnels seulement, donc uniquement si la fiche du locataire porte un SIRET.

Ces montants sont indiqués sur l'écran et dans vos courriers de relance. Le bouton Facturer les pénalités prépare une facture distincte, à l'état de brouillon : vous la relisez, vous la validez ou vous la supprimez.

Ce choix est volontaire. Une pénalité portée sur une facture validée est réclamée pour de bon, alors qu'en pratique on y renonce le plus souvent contre un règlement immédiat : c'est d'abord un levier de négociation. Tant que le brouillon n'est pas validé, rien n'est réclamé.

Note : ces sommes sont des indemnités, hors du champ de la TVA. Les lignes sont donc créées à taux nul, et il ne faut pas y ajouter de TVA : une TVA facturée à tort est due du seul fait de sa facturation.

Marquer une créance en litige ou irrécouvrable

Sur la fiche d'une facture émise, le bloc État de gestion de la créance permet de qualifier une créance sans jamais toucher au statut de la facture, qui reste ce qu'il est.

Un motif est obligatoire : c'est ce qui vous rappellera, des mois plus tard, pourquoi ce loyer a cessé d'être réclamé. Les deux états se lèvent à tout moment, un litige se règle et une créance passée en perte se recouvre parfois.

Note : marquer une créance irrécouvrable est une décision de gestion, pas une écriture comptable. La passer en perte et récupérer la TVA correspondante suppose l'envoi au débiteur d'une facture duplicata portant une mention particulière : voyez cela avec votre comptable.

Plans d'apurement

Quand un locataire en difficulté négocie un échéancier, enregistrez-le : c'est le seul moyen d'éviter de relancer des termes dont vous avez accepté le report.

Depuis l'onglet Plans d'apurement, cliquez sur Enregistrer un plan : choisissez le locataire, cochez les factures couvertes (le montant total vous est proposé), indiquez la date de la première échéance et leur nombre. Une échéance par mois est créée, et la somme des échéances égale toujours le total au centime.

Tant que le plan est respecté, les factures couvertes restent affichées sur l'écran de pointage, avec un badge "Plan d'apurement", mais ne peuvent être ni pointées ni relancées.

Quand une échéance est réellement réglée, cliquez sur Pointer le règlement : le montant est imputé sur les factures couvertes, la plus ancienne d'abord, et la quittance part pour chaque loyer entièrement soldé.

Enregistrer un plan ne crée aucun règlement. L'argent n'est pas encore arrivé ; le comptabiliser d'avance solderait les factures et enverrait des quittances pour des sommes que vous n'avez pas reçues.

Si vous supprimez les règlements pointés sur une échéance, celle-ci redevient à régler et le plan suit : rien ne reste coché derrière un encaissement annulé.

Le statut du plan se met à jour tout seul, aussi bien quand vous ouvrez l'onglet que dans le récapitulatif hebdomadaire :

L'échéancier d'un plan signé ne se réécrit pas : votre locataire en détient une copie. Vous pouvez modifier les notes et déposer le document signé ; pour un autre échéancier, annulez le plan et enregistrez-en un nouveau.

Suivi contentieux

Quand le dossier passe entre les mains d'un commissaire de justice, l'onglet Contentieux en garde la trace. L'application n'établit aucun acte : ce sont des actes de commissaire de justice ou d'avocat. Ce qu'elle fait, c'est enregistrer leur date et suivre le délai qui en découle.

Enregistrez un acte avec sa nature (commandement de payer, assignation, décision de justice, commandement de quitter les lieux), sa date de signification, le nom du commissaire de justice, sa référence et les factures qu'il vise. Vous pouvez joindre la copie de l'acte, conservée sur votre espace privé.

Le point qui compte est le commandement de payer visant la clause résolutoire : sur un bail commercial, la clause joue en principe de plein droit un mois après la signification si le preneur n'a pas payé (article L145-41 du code de commerce). L'échéance vous est donc proposée à un mois, modifiable si la clause de votre bail prévoit un autre délai, et l'écran signale "Délai échu" le moment venu.

Quand le dossier trouve son issue (payé, plan d'apurement accordé, clause résolutoire acquise, porté devant le tribunal, abandonné), enregistrez-la : le délai cesse d'être suivi et le dossier sort de la liste, sauf si vous demandez à voir aussi les dossiers clos.

Tant qu'un acte reste ouvert, il vous suit sur l'écran de pointage : une colonne Contentieux rappelle sa nature, sa date de signification et la date à laquelle son délai court, en rouge dès que ce délai est échu. Le récapitulatif hebdomadaire porte la même ligne. C'est voulu : cette date décide du sort du bail, elle doit être sous vos yeux là où vous travaillez et pas seulement dans l'onglet Contentieux. Dès qu'un dossier trouve son issue, la mention disparaît.

Important : ces dates sont des rappels de gestion, jamais des délais opposables. Que la clause résolutoire ait réellement joué dépend de la forme de l'acte, de ce qui a été payé entre-temps et des délais qu'un juge peut accorder. Faites vérifier la forme et le délai de chaque acte par votre conseil.

Lettrage des règlements

Vous n'avez rien à faire : dès qu'une facture est entièrement réglée, elle reçoit un code de lettrage (AA, AB, AC...) qui apparaît dans les colonnes prévues de votre export FEC, sur la ligne du compte client de la facture et sur celle de chaque règlement qui l'a soldée.

Votre comptable retrouve ainsi d'un coup d'oeil quel encaissement solde quelle facture, y compris quand une facture a été réglée en deux fois. Les codes sont propres à chaque SCI et ne se réattribuent jamais.

Si vous supprimez un règlement pointé par erreur, la facture redevient impayée et son code de lettrage lui est retiré : le fichier remis à l'administration fiscale ne doit pas déclarer soldée une créance qui ne l'est pas. Un nouveau code lui sera attribué le jour où elle sera réellement réglée.

De même, un brouillon créé à partir d'une facture existante ne reprend jamais son code de lettrage ni son état de gestion : c'est un document neuf, il repart vierge.