Charges locatives

Si vous louez des locaux professionnels, les charges sont le premier sujet de désaccord avec vos locataires. Pas parce que les montants sont énormes, mais parce que le locataire vous demande de justifier ce qu'il paye, et qu'un tableur retrouvé trois ans plus tard ne convainc personne.

L'écran Charges rassemble les trois pièces qui vous permettent de répondre : la liste des postes de charges, le budget prévisionnel de chaque immeuble, et les dépenses réelles avec leurs factures.

Ce que la loi impose au bailleur commercial

Pour tout bail commercial conclu ou renouvelé depuis le 5 novembre 2014, l'article L. 145-40-2 du Code de commerce vous impose :

• d'annexer au bail un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances, avec leur répartition entre vous et le preneur ;
• de communiquer chaque année au preneur un état récapitulatif des charges, au plus tard le 30 septembre de l'année suivante ;
• de lui communiquer tous les trois ans l'état prévisionnel des travaux des trois années à venir et le récapitulatif de ceux réalisés les trois années passées.

Le décret R. 145-35 fixe par ailleurs ce que vous n'avez pas le droit de refacturer.

Les postes de charges

L'onglet Postes de charges contient un catalogue fourni avec l'application : dix-neuf postes prêts à l'emploi, de l'eau à la taxe foncière. Vous n'avez rien à saisir pour commencer.

Les postes que vous ne pouvez pas refacturer

Six d'entre eux apparaissent en rouge, marqués non récupérables. Ce sont ceux que le décret R. 145-35 met à votre charge exclusive :

La case "récupérable" est verrouillée sur ces postes, et volontairement : elle ne peut pas être cochée par erreur. Vous pouvez les budgéter, y classer des dépenses, les suivre dans vos comptes, mais ils n'entreront jamais dans la quote-part d'un locataire.

Le verrou n'est pas un simple affichage grisé : au moment d'enregistrer, c'est le poste tel qu'il est en base qui décide, jamais ce que le formulaire a rapporté. Un poste barré le reste, quoi qu'il arrive au formulaire entre son ouverture et son enregistrement.

Ils figurent quand même dans la liste, et c'est important : un budget d'immeuble qui laisse de côté la réfection de la toiture n'est pas le budget de l'immeuble.

La taxe foncière

Elle est refacturable, c'est l'exception prévue par le 3° du décret. Attention à son calendrier : l'avis vous parvient en octobre, vous ne pouvez donc la refacturer que l'année suivante, une fois le montant réel connu. La description du poste vous le rappelle.

Ajouter ou adapter un poste

Le catalogue est commun à tous les utilisateurs, il n'est donc pas modifiable directement. Deux possibilités :

• Dupliquer un poste du catalogue dans votre SCI, puis en changer le libellé ou la description. Un poste non récupérable dupliqué le reste.
• Créer un poste de toutes pièces avec le bouton "Nouveau poste".

Un poste devenu inutile se désactive, il ne se supprime pas : vos budgets et vos dépenses passés continuent d'y faire référence.

Le budget prévisionnel

Un budget par immeuble et par exercice. C'est lui qui justifie le montant de la provision que vous appelez : sans budget, une provision n'est qu'un chiffre.

Rattachez le budget à un immeuble de votre patrimoine, choisissez l'exercice, puis saisissez un montant en face de chaque poste concerné. Laissez vide un poste qui n'est pas prévu cette année : une case vide veut dire "pas dans ce budget", alors qu'un zéro voudrait dire "prévu, mais budgété à rien".

Deux totaux s'affichent au fil de la saisie :

• le total du budget, ce que l'immeuble va vous coûter ;
• la part récupérable, ce que vous pourrez répartir entre vos locataires.

Un budget passe par trois états : brouillon pendant que vous le construisez, approuvé quand il devient la référence de vos provisions, clos une fois l'exercice réglé. Aucun de ces états ne vous empêche de saisir une dépense.

Un seul budget par immeuble et par exercice. Si vous essayez d'en créer un second sur le même bien pour la même année, l'application refuse et vous invite à modifier celui qui existe : deux budgets couperaient en deux les charges de l'immeuble, et la quote-part de chaque locataire n'aurait plus de référence unique. Un budget tenu sur un libellé libre, sans immeuble rattaché, n'est pas concerné par cette règle.

La confrontation avec les provisions appelées

C'est le tableau le plus utile de l'application sur ce sujet. Sur la fiche d'un budget, sous les postes et les dépenses, vous trouvez pour chaque bail de l'immeuble :

• sa quote-part annuelle de la part récupérable, calculée avec la clé de répartition du bail ;
• les provisions appelées sur douze mois ;
• l'écart entre les deux.

Un écart positif signifie que vous appelez moins que ce que l'immeuble va coûter : vous aurez un rappel à réclamer à la régularisation. Un écart négatif annonce un remboursement. Dans les deux cas, il vaut mieux le savoir en janvier qu'en septembre de l'année suivante.

Le même encadré figure sur la fiche de chaque bail, pour l'exercice en cours.

Les dépenses réelles

L'onglet Dépenses enregistre ce que vous payez vraiment : le fournisseur, la date, la référence de la facture, les montants et le poste concerné.

Joignez systématiquement le justificatif. Votre locataire est en droit de demander les pièces qui fondent son décompte, et un PDF retrouvé dans l'application vaut mieux qu'un classeur. Le fichier est conservé de façon privée, accessible à vous seul depuis votre SCI, et son empreinte numérique est enregistrée : vous pouvez démontrer des années plus tard que le document affiché est bien celui que vous avez reçu.

Photographier la facture sur place

Sur un téléphone, le formulaire propose un second bouton, Photographier la facture, qui ouvre directement l'appareil photo. Le bouton de choix de fichier reste à côté : c'est lui qui sert à joindre le PDF que le fournisseur vous a envoyé par courriel, ce qui reste le cas le plus fréquent.

L'aperçu de la photo s'affiche avant l'enregistrement. Regardez-le : c'est le moment de constater qu'un cliché est flou ou coupé, pendant que vous avez encore le papier en main. Le bouton d'enregistrement reste inactif tant que le fichier monte, pour qu'une dépense ne parte jamais sans sa pièce sur une connexion lente.

La taille acceptée va jusqu'à 20 Mo, ce qui couvre les photos prises en haute définition par les téléphones récents.

Les iPhone enregistrent par défaut au format HEIC, qui n'est pas accepté : ni votre locataire, ni votre expert-comptable ne sauraient l'ouvrir, et un justificatif qu'on ne peut pas produire à un tiers ne remplit pas son rôle. Deux solutions : ouvrez Réglages > Appareil photo > Formats et choisissez Le plus compatible, ce qui produit du JPEG ; ou partagez la photo depuis l'application Photos, qui la convertit au passage.

Rien n'est lu dans l'image. Aucun montant n'est extrait de la photo, pas même à titre indicatif : les montants se saisissent depuis le document, comme pour une facture reçue par voie électronique.

Le caractère récupérable est repris du poste choisi, mais reste modifiable dépense par dépense : le même poste "Maintenance" porte une réparation refacturable et, de temps en temps, des travaux sur un local vide qui ne le sont pas. Sur les six postes verrouillés en revanche, la dépense reste non récupérable quoi qu'il arrive.

Rattachez chaque dépense au budget de son immeuble

Le champ "Budget" peut rester vide, pour que vous puissiez enregistrer une facture arrivée avant que le budget de l'exercice n'existe. Mais une dépense sans budget n'entre dans aucun décompte : elle n'est refacturée à personne et reste entièrement à votre charge.

Comme rien n'a l'air anormal (chaque décompte est juste sans elle), l'application le dit à deux endroits : la liste des dépenses marque ces lignes "Hors budget -- non refacturée", et l'écran des décomptes annuels affiche un avertissement avec leur nombre et leur montant tant qu'il en reste sur l'exercice. Rattachez-les avant de calculer vos décomptes.

Reprendre une facture déjà reçue

Si votre fournisseur vous a adressé sa facture par la Plateforme Agréée, elle est déjà dans l'application. Le bouton Rattacher reprend l'émetteur, la référence et la date.

Les montants, eux, restent à saisir depuis le document. C'est volontaire : un montant repris automatiquement d'un format d'échange serait un montant que vous n'avez pas vérifié, et qui finirait refacturé à un locataire.

Une facture déjà rattachée à une dépense disparaît de la liste, pour que la même facture ne soit pas imputée deux fois.

La date de paiement, et pourquoi elle compte

Une dépense porte deux dates : celle de la facture du fournisseur, et celle à laquelle vous l'avez réglée. C'est la seconde qui décide de l'exercice fiscal, parce que l'état des revenus fonciers se tient sur la base des décaissements : une facture de décembre payée en janvier relève de l'année suivante.

Conséquence directe : une dépense sans date de paiement n'entre dans aucun état. Elle ne disparaît de nulle part ailleurs, elle reste dans votre budget et dans vos décomptes de charges, mais votre état des dépenses payées est incomplet sans qu'aucun total ne le laisse voir. L'écran des dépenses porte donc un bandeau qui les compte et les additionne dès qu'il en reste.

Vous pouvez renseigner cette date dépense par dépense, ou la faire proposer par votre relevé bancaire.

Laisser le relevé bancaire proposer les dates

L'écran Encaissements > Import de relevé lit un fichier CSV ou OFX exporté depuis votre banque. Le même dépôt sert désormais des deux côtés : les crédits sont rapprochés de vos loyers impayés, les débits de vos dépenses sans date de paiement.

Ce que vous voyez pour chaque ligne au débit :

• Montant exact : une seule dépense en attente porte ce montant.
• Montant exact et fournisseur reconnu : le nom du fournisseur figure en plus dans le libellé de l'opération. C'est le cas le plus sûr.
• Fournisseur reconnu, montant différent : le motif nomme sa faiblesse. C'est souvent un paiement qui règle deux factures du même fournisseur en une fois. Regardez avant de confirmer.
• Aucune correspondance : l'écrasante majorité des lignes d'un relevé, et c'est normal.

Une précision qui compte. Le rapprochement ne sait pas ce qu'est une ligne : il compare un montant TTC et cherche un nom de fournisseur dans le libellé, rien de plus. Une échéance d'emprunt, des frais bancaires, un rejet de prélèvement ou la restitution d'un dépôt de garantie n'ont rien à dater, mais rien n'empêche l'une de ces lignes de se voir proposer une dépense, y compris au montant exact si le hasard des sommes s'y prête. Regardez la ligne avant de la dater.

Trois choses que ce rapprochement ne fait jamais. Il ne date rien tout seul : vous confirmez ligne par ligne. Il ne crée aucune dépense : ce qui n'a pas été saisi n'apparaît pas. Et il ne corrige aucun montant : celui de la dépense vient de la facture du fournisseur, pas de la ligne bancaire, qui peut en régler plusieurs.

Rien du relevé n'est conservé. Ni le fichier, ni vos coordonnées bancaires, ni le solde : la seule chose écrite est la date de paiement des dépenses que vous avez confirmées.

La clé de répartition du bail

C'est elle qui détermine la part de chaque locataire. Elle se saisit sur le bail, dans la section "Loyer et charges", et elle devient obligatoire dès que vous appelez une provision ou refacturez au réel : sans elle, aucune quote-part n'est calculable.

Quatre bases possibles :

• Tantièmes de charges : les tantièmes que vous avez saisis sur vos lots dans Mon patrimoine ;
• Surface : la surface utile des locaux loués rapportée à celle de l'immeuble ;
• À l'unité : parts égales entre les lots ;
• Quote-part manuelle : les deux nombres que vous saisissez vous-même.

Pour les trois premières, vous n'avez rien à saisir : l'application lit les lots du bail et ceux de l'immeuble. Si vos parties ont convenu d'une répartition qui ne correspond à aucune de ces bases, choisissez la quote-part manuelle et indiquez le numérateur et le dénominateur (par exemple 125 sur 1000).

Si vous saisissez les deux nombres sur une clé par tantièmes ou par surface, ce sont eux qui l'emportent : c'est la clause que vos parties ont signée.

La clause est reprise dans le bail généré. La fraction n'y est imprimée que si vous avez saisi les deux nombres : les tantièmes lus sur votre patrimoine décrivent l'immeuble d'aujourd'hui, et un contrat ne doit pas graver un chiffre qui bougera.

Le décompte annuel par locataire

C'est le travail annuel le plus pénible du gérant, et l'onglet Décomptes annuels le fait pour vous.

Choisissez l'exercice à traiter, en général l'année précédente. L'écran commence par ce qui manque : la liste des baux qui devaient un décompte pour cet exercice et qui n'en ont pas. Un bouton par bail, ou un bouton pour tout calculer d'un coup.

Ce que le calcul fait

Il part des dépenses réelles que vous avez enregistrées sur le budget de l'immeuble, retient la part récupérable, applique la clé de répartition du bail, et proratise sur les jours d'occupation. Un locataire entré le 1er juillet ne supporte que six mois de charges.

Il lit ensuite les provisions réellement appelées sur vos factures de l'exercice, jamais le montant écrit au bail : c'est la facture que votre locataire détient qui fait foi. Pour cela, la ligne de provision doit être désignée sur votre modèle de facture récurrente, par le bouton "Provision pour charges" à côté de la ligne concernée, exactement comme la ligne de loyer. Sur vos anciennes factures, l'application se rabat sur le compte comptable 708500.

La différence est le solde : positif, votre locataire vous doit un complément ; négatif, vous lui devez un remboursement.

La part qui reste à votre charge

Le décompte affiche à part ce que vous ne pouvez refacturer à personne : les postes barrés par le décret R. 145-35, et la quote-part des locaux vacants ou inoccupés sur l'exercice. C'est important : sans cette ligne, on lit son propre décompte et on croit avoir tout récupéré.

Rien ne s'enchaîne tout seul

Le décompte est d'abord un brouillon. Vous le relisez, vous le recalculez si vous avez oublié une facture, et c'est vous qui décidez de l'établir. À ce moment-là il reçoit son numéro et son PDF, et ses chiffres ne bougent plus : une dépense corrigée en mars ne réécrira pas un document envoyé en janvier.

L'état récapitulatif à communiquer avant le 30 septembre

C'est le document que l'article L. 145-40-2 vous impose de communiquer à chaque locataire, au plus tard le 30 septembre de l'année suivant l'exercice.

Une fois le décompte établi, le bouton Communiquer au preneur l'envoie par e-mail avec le PDF en pièce jointe, et surtout enregistre la date d'envoi et l'adresse. C'est le point le plus important du module : sans trace d'envoi avant le 30 septembre, vous n'avez rien à opposer à un locataire qui conteste avoir reçu l'état, et toute la refacturation de l'exercice devient difficile à défendre.

Le PDF se télécharge également, pour l'envoyer en recommandé si vous préférez. L'e-mail trace la communication, il ne lui donne pas la valeur probante d'un avis de réception.

Le document énumère tous les postes, y compris ceux qui restent à votre charge avec leur fondement, la clé de répartition et sa fraction, la période d'occupation retenue, les provisions appelées et le solde. Il rappelle enfin que les pièces justificatives sont à la disposition du locataire sur simple demande, comme l'exige l'article R. 145-36.

Le rappel de calendrier

L'échéance du 30 septembre apparaît dans votre écran Échéances, avec les autres dates de vos baux, et vous êtes alerté par e-mail à trois mois, un mois, une semaine, puis le jour même si rien n'est parti. L'échéance se referme d'elle-même dès que vous avez communiqué l'état.

Ce rappel ne concerne que les baux commerciaux : c'est leur statut qui porte la date du 30 septembre. Sur un bail professionnel, un bail dérogatoire ou une convention d'occupation précaire, le décompte reste disponible, mais l'échéance de votre contrat dépend de sa rédaction, et l'application ne va pas inventer une date.

Facturer la régularisation

Depuis le décompte établi, un bouton émet la facture (ou l'avoir) de régularisation. Un solde en votre faveur donne une facture, un solde en faveur du locataire donne un avoir : jamais une facture négative.

La TVA suit celle de votre loyer : la régularisation en est l'accessoire. Si vous avez opté pour la TVA sur cet immeuble, elle est soumise ; sinon elle est exonérée. Vous n'avez rien à choisir.

La facture porte une ligne unique, qui reprend la quote-part, les provisions appelées et le solde. Le détail poste par poste, c'est l'état récapitulatif que votre locataire a déjà reçu, et la facture y renvoie explicitement.

Comme toute facture émise, elle est scellée : on ne la modifie plus. Une erreur se corrige par une facture ou un avoir neuf.

Ce qui n'est pas encore là

• L'exercice est l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Si vos baux retiennent un autre exercice comptable, le calcul est à faire à la main.
• L'état prévisionnel des travaux des trois années à venir et le récapitulatif des travaux réalisés, également imposés tous les trois ans par l'article L. 145-40-2, ne sont pas encore outillés.