États des lieux

L'état des lieux se fait dans le local, pas au bureau. Et le local est souvent un sous-sol, un parking ou un entrepôt où le téléphone n'a pas une barre de réseau. C'est la raison d'être de l'application dédiée : elle fonctionne sans connexion, garde tout sur l'appareil, et remonte le constat quand le réseau revient.

Ce que dit la loi, et ce que cela change

L'article L. 145-40-1 du Code de commerce impose un état des lieux contradictoire à la remise des clés et à leur restitution. Sa phrase la plus importante est la dernière : le bailleur qui n'a pas fait établir l'état des lieux ne peut plus invoquer la présomption de l'article 1731 du Code civil, selon laquelle le preneur a reçu les locaux en bon état.

Concrètement, sans état des lieux d'entrée, aucune dégradation ne peut être imputée au preneur et le dépôt de garantie doit être restitué en entier. C'est la raison pour laquelle le module existe, et pourquoi il insiste.

Deux précisions qui évitent des malentendus :

Aucune grille n'est imposée en bail commercial ou professionnel. Le modèle d'état des lieux fixé par décret ne concerne que le bail d'habitation. Les grilles proposées ici sont des aides à la saisie : vous ajoutez et retirez ce que vous voulez.
L'application n'est pas un commissaire de justice. Le constat produit est un acte sous seing privé entre les parties. Quand le preneur refuse le contradictoire et que l'enjeu le justifie, le constat d'huissier reste le chemin.

Préparer l'appareil

Une fois, avant la première visite :

Dans le panneau, ouvrez États des lieux, puis Appairer un appareil.
Avec l'appareil photo du téléphone ou de la tablette, flashez le premier QR, celui du bloc Ouvrir l'application sur l'appareil : il ouvre l'application. Ce code ne contient que l'adresse et ne donne aucun accès ; l'adresse est écrite à côté si vous préférez la saisir.
Dans le panneau, donnez un nom à l'appareil ("Tablette de visite", "iPhone du gérant") : il figurera sur l'autorisation, et une liste d'appareils tous nommés "tablette" ne se révoque pas.
Scannez le second QR, celui du code d'appairage, ou recopiez le code affiché.

Les deux QR ne portent pas la même chose : le premier mène à l'application, le second l'autorise. Le premier reste affiché en permanence, le second n'existe que le temps d'un code.

Le code est valable dix minutes et ne sert qu'une fois. Ce que l'appareil reçoit ensuite ne lui donne accès qu'aux états des lieux de cette SCI : il ne peut ni facturer, ni consulter vos règlements. L'autorisation se révoque depuis l'écran Tokens API, où elle apparaît sous le nom de l'appareil.

Installez l'application sur l'écran d'accueil

Ce n'est pas du confort. Sur iPhone et iPad, un site qui n'est pas installé sur l'écran d'accueil peut voir ses données effacées par le système après une période d'inactivité : un constat qui attend le réseau disparaîtrait avec elles. L'application vous le rappelle tant que ce n'est pas fait.

Avant de partir en visite

Connectez l'appareil au réseau une fois et ouvrez l'application : elle charge vos baux en cours, leurs locataires, leurs lots et les grilles. L'écran affiche la date de ce chargement. Un référentiel de trois jours n'empêche pas de travailler ; un bail signé ce matin, en revanche, n'y sera pas.

Sur place

Vous parcourez les pièces et notez l'état de chaque élément. Six états sont proposés, et le sixième mérite un mot : "Non constaté". Une pièce fermée à clé, un compteur inaccessible, un local encombré : cela arrive. Sans cette possibilité, on laisse la valeur par défaut, et le document affirme un bon état que personne n'a observé -- exactement ce qui se retourne contre le bailleur. C'est pourquoi un élément non constaté exige une explication : c'est elle qui sera lue si le constat est discuté.

Ne rien oublier dans une longue liste

Une grille de bureaux fait une trentaine d'éléments. Pour qu'aucun ne passe à travers, aucun n'arrive avec un état déjà coché : tant que vous ne l'avez pas traité, l'élément reste dans le groupe À vérifier, en haut de sa pièce.

Vous descendez la ligne à votre rythme : l'état, l'observation, les photos. Puis, en bas du bloc, le bouton vert Élément vérifié le range dans Vérifiés, replié juste en dessous. Choisir un état ne referme rien : vous avez tout le temps de commenter et de photographier.

Un bandeau en haut de l'écran affiche en permanence où vous en êtes : "4 / 30 élément(s) vérifiés, 26 à vérifier", et chaque pièce porte son propre compteur.

Deux façons de sortir une ligne de la liste :

la traiter puis cliquer sur Élément vérifié ;
la retirer, si l'élément n'existe pas dans ce local -- la grille propose un store banne ou un interphone que vos locaux n'ont pas forcément.

Le bouton Élément vérifié reste gris tant qu'aucun état n'est choisi, et sur un "Non constaté" tant que vous n'avez pas dit ce qui vous en a empêché : ranger une ligne incomplète reviendrait à la perdre de vue.

Tant qu'il reste une ligne dans "À vérifier", la clôture est refusée, et l'application vous dit laquelle quand il n'en reste qu'une. C'est volontaire : vous êtes encore sur place, c'est le seul moment où la question peut être tranchée. Une ligne vérifiée ne disparaît pas pour autant : elle se range, et un bouton Reprendre la rouvre.

Il n'existe pas de bouton "tout en bon état" pour une pièce entière. Il rendrait en un clic ce que ce dispositif sert à éviter : un document qui affirme sans que personne ait regardé.

Le reste de la visite

Les photos se prennent sur l'élément lui-même : chaque ligne porte ses boutons Prendre une photo et Ajouter une photo, sous son observation. C'est là que vous êtes quand vous constatez la fissure, et le document reprendra ensuite chaque photo en nommant sa pièce et son élément. Les compteurs et les pièces ont le même bandeau, pour l'index illisible et la vue d'ensemble. Rien n'impose de nombre : un élément en bon état ne réclame pas de photo, c'est vous qui savez ce qui mérite d'être montré.

Vous pouvez ajouter et retirer des pièces et des éléments, annoter une photo d'un trait rouge, relever les compteurs et compter les clés. Tout est enregistré sur l'appareil au fur et à mesure, sans réseau.

Ce qui vous frappe pendant la visite se note pendant la visite. Le bouton Observations, en bas à gauche de chaque écran de saisie, ouvre une liste où vous ajoutez une ligne à la fois : le local est encombré, l'électricité est coupée, le voisin a ouvert, il pleut par la verrière. Elles seront imprimées une par ligne sur le document, dans l'ordre où vous les avez écrites et avec vos mots. Ce qui concerne un élément précis, en revanche, se note sur l'élément : ce sont ces observations-là qui vous seront rappelées à la sortie.

En bas de l'écran, quatre repères ne bougent jamais : Accueil, Nouveau, Constats et Appareil. Ils restent là pendant la saisie, avec le nombre de constats qui n'ont pas encore remonté : vous ne pouvez pas vous perdre au milieu d'une grille de trente lignes.

Sur les clés, notez ce que porte chaque jeu et pas seulement combien il en porte : deux jeux de trois clés dont un seul ouvre la boîte aux lettres ne sont pas deux jeux identiques, et c'est exactement là-dessus que porte la discussion le jour de la restitution. Le commentaire figure sur le document.

Quelques points pratiques :

Les photos sont compressées sur l'appareil et leurs coordonnées GPS sont retirées : l'adresse du local est déjà connue, la position de l'opérateur ne regarde personne. L'application ne demande jamais votre position, et aucune autorisation de localisation ne vous sera proposée pendant une visite.
Le format HEIC des iPhone récents n'est pas accepté, car il n'est lisible ni par tous les lecteurs de PDF, ni par votre comptable. Sur iPhone : Réglages > Appareil photo > Formats > "Plus compatible".
Les photos d'origine sont conservées à part du document : le PDF sert à produire, les fichiers servent à prouver.

Faire signer

L'écran commence par une question, et rien n'y est coché d'avance : qui était présent. C'est de là que vient la phrase la plus engageante du document, et il n'existe aucune réponse raisonnable à supposer à votre place -- l'application vous montre d'ailleurs ce que le document écrira, avant que vous ne fassiez signer. Tant que vous n'avez pas répondu, le constat ne peut pas être clos.

Les cases de signature découlent ensuite de votre réponse. Si le preneur était présent et a refusé de signer, aucune case ne lui est proposée : son refus est ce qui est consigné, et lui tendre l'écran après coup n'aurait pas de sens.

Chaque signataire est nommé, avec la qualité qu'il déclare, et signe au doigt sur l'écran. La signature ferme le constat : après elle, on n'ajoute plus ni pièce, ni élément, ni photo. C'est ce qui permet à l'application de savoir exactement ce qu'elle doit remonter, donc de faire la différence entre un constat entier et un constat amputé.

Le document reprend ensuite ce qui a réellement été recueilli, et rien d'autre :

Ce qui s'est passé	Ce que le document dit
Les deux parties ont signé	Constat établi contradictoirement entre les parties
Le preneur était là et n'a pas signé	Constat dressé en présence du preneur, qui n'a pas signé, le fait étant consigné
Le preneur ne s'est pas présenté	Constat dressé par le bailleur, le preneur ne s'étant pas présenté, avec la date et le mode de sa convocation
Un tiers mandaté a signé	Constat établi par le tiers mandaté, nommé, avec la qualité qu'il a déclarée

Absent et refusant de signer ne sont pas la même chose. Un preneur présent qui refuse de signer a participé : le contradictoire a eu lieu, et son refus se consigne sur place. Une absence, elle, se défend par la convocation : renseignez sa date et son mode, c'est ce qui rend le constat opposable.

Une signature manuscrite sur écran n'est pas une signature électronique au sens du règlement européen. Si vous avez activé la signature électronique dans vos paramètres, vous pouvez envoyer le document produit en signature qualifiée après la visite : elle porte sur le document déjà établi et n'efface pas les signatures recueillies sur place.

Le retour au réseau

Dès que la connexion revient, l'application envoie le constat puis ses photos, une par une, et se reprend toute seule si le réseau retombe. Le compteur en haut de l'écran d'accueil indique combien de constats n'ont pas encore remonté : tant qu'il n'est pas à zéro, ne réinitialisez pas l'appareil et ne le videz pas.

Rien n'est effacé de l'appareil avant que le serveur n'ait accusé réception de chaque photo et confirmé qu'elle est arrivée entière.

Clôturer et annexer au bail

Dans le panneau, ouvrez le constat et clôturez-le. L'application produit alors le PDF -- grille, relevés, clés, photos, signatures -- et le range en annexe du bail. Le registre des annexes cesse aussitôt de compter la pièce comme manquante.

Deux choses à savoir :

Le document n'est jamais reproduit. C'est la copie remise aux parties qui compte. Une correction se fait par un second constat, daté, qui dit qu'il rectifie le premier ; le premier est conservé, et les deux se désignent l'un l'autre.
Si des photos ne sont jamais arrivées -- appareil perdu, noyé, réinitialisé -- vous pouvez clôturer en assumant ces manques. Elles sont alors nommées une par une sur le document, par la pièce et l'élément sur lesquels elles avaient été prises, ou par le compteur qu'elles montraient : un constat qui dit ce qui lui manque vaut mieux qu'un constat amputé en silence. Une photo dont l'appareil n'a pas dit à quoi elle se rattachait est signalée comme telle, plutôt que rangée sous un élément qu'elle ne montrait peut-être pas.

Rendre la tablette, ou repartir de zéro

L'entrée Appareil, en bas de l'écran, regroupe ce qui n'est pas la saisie : rafraîchir les baux emportés, installer l'application sur l'écran d'accueil, détacher la tablette, et un écran À propos. Ce dernier rappelle la version installée, la SCI appairée et la date des baux emportés -- c'est ce que le support vous demandera au téléphone.

Le bouton Détacher cet appareil y fait trois choses : il révoque l'autorisation côté serveur, efface les baux, locataires et grilles chargés, et ramène l'application à son écran d'appairage. C'est le geste à faire avant de rendre une tablette, de la confier à quelqu'un d'autre ou de changer de SCI.

Tant qu'un constat n'a pas remonté, le détachement est refusé : ces constats n'existent nulle part ailleurs. Rétablissez le réseau et attendez que le compteur retombe à zéro. Si l'appareil ne peut vraiment plus rien envoyer, une case à cocher permet de passer outre en affichant le nombre de constats qui seront perdus.

Hors réseau, la révocation ne peut pas être demandée : l'appareil est tout de même remis à zéro, et l'autorisation se révoque alors depuis le panneau, écran Tokens API.

À la sortie

Ouvrez un constat de sortie sur le même bail : l'application reprend les pièces, les éléments, les compteurs et les clés du constat d'entrée, avec l'état relevé à l'entrée rappelé en face de chaque ligne. Rien n'est pré-rempli : vous constatez l'état du jour, et l'écart s'affiche.

Sur les compteurs, un index de sortie inférieur à celui d'entrée n'est jamais ramené à zéro. Cela arrive pour de bonnes raisons -- un compteur remplacé, un index d'entrée mal relevé -- mais c'est le premier chiffre que le preneur contestera : l'application l'affiche tel quel et vous demande de l'expliquer dans le commentaire du compteur avant de pouvoir clore le constat.

Un écart est un constat, pas une conclusion. L'application ne dit nulle part que la dégradation est imputable au preneur, ne chiffre aucune remise en état et n'applique aucune grille de vétusté : en bail commercial, la vétusté relève de la clause de votre bail. De même, l'assistant de sortie affiche le constat et ses écarts, mais ne pré-remplit aucune retenue sur le dépôt de garantie : une retenue que personne n'a décidée n'est pas défendable.

Un conseil qui vaut tous les autres : dressez le constat de sortie le jour de la restitution, avec le preneur. Une fois les clés rendues et le local relouable, il est trop tard.

Ce que le module ne fait pas

Il ne modifie jamais votre bail : ni sa date d'effet, ni son statut. Le constat constate, le bail dit le droit.
Il n'envoie rien au locataire depuis l'appareil. Le document part du panneau, une fois produit.
Il ne reconnaît rien automatiquement sur les photos : ni état, ni index de compteur, ni dégradation, même à titre indicatif.
Il ne produit aucune écriture comptable : un état des lieux n'est pas un fait comptable.

Comme les modèles de baux, le document produit est une aide : faites-le valider par un professionnel si l'enjeu le justifie.