Suivre plusieurs SCI
L'écran Mon portefeuille, dans le menu Configuration, réunit toutes les SCI auxquelles votre compte accède : celles que vous détenez, et celles dont un gérant vous a ouvert l'accès.
Il s'adresse à deux profils :
- le gérant qui détient plusieurs SCI et veut voir laquelle réclame son attention ;
- l'expert-comptable ou l'associé invité sur plusieurs dossiers, qui devait jusqu'ici les parcourir un par un avec le sélecteur en haut de la barre latérale.
Ce que la liste affiche
Chaque SCI porte son rôle et ce qui y attend une décision :
- le nombre de factures échues non soldées et leur montant ;
- le nombre d'échéances de bail à traiter dans les prochains mois ;
- la mention Réception des factures non raccordée, quand la SCI n'est pas en mesure de recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs.
Ces chiffres sont exactement ceux des écrans qu'ils résument : ouvrir la SCI et aller sur l'écran des encaissements donne la même liste.
Le bouton Ouvrir bascule sur la SCI et vous emmène sur son tableau de bord. Le bouton Exports fait la même chose et vous dépose sur les exports comptables, quand votre rôle vous les permet.
Télécharger les FEC de tous vos dossiers
Sous la liste, un lien produit une archive contenant le fichier des écritures comptables de chaque SCI, pour l'exercice clos.
L'archive contient toujours un fichier LISEZ-MOI.txt, et il faut le lire : c'est lui qui nomme les SCI absentes de l'archive, avec leur motif. Deux cas :
- votre rôle sur cette SCI ne permet pas les exports : le rôle Consultation lit les écrans mais n'extrait rien. Demandez au gérant de vous passer en Expert-comptable ;
- le fichier ne s'équilibre pas : une ou plusieurs écritures de cette SCI ont un débit et un crédit qui ne se répondent pas. Le fichier n'est pas produit, parce qu'il serait refusé par l'administration. Les pièces en cause sont nommées, et se corrigent depuis la SCI concernée.
Un dossier manquant sans un mot serait le pire des deux : c'est pour cela que l'archive dit toujours ce qu'elle n'a pas pu inclure.
Demander l'accès à un dossier
Si vous êtes expert-comptable, vous n'avez pas à attendre que chacun de vos clients pense à vous inviter. Depuis cet écran, Nouvelle demande vous permet de saisir l'adresse du gérant : il retrouve votre demande dans son espace et décide.
Deux points :
- rien ne vous est ouvert tant qu'il n'a pas accepté, et il peut refuser ;
- votre demande reste affichée avec son état, et vous pouvez la retirer.
Nous répondons la même chose que l'adresse corresponde à un compte ou non. C'est volontaire : ce formulaire ne doit pas devenir un moyen de savoir qui est inscrit chez nous.
Recommander l'application à vos clients
Pour un client qui n'a pas encore de compte, l'écran vous donne un lien de recommandation. C'est vous qui l'envoyez, depuis votre propre messagerie : nous n'écrivons jamais à vos clients de notre initiative.
Le client qui s'inscrit par ce lien se voit proposer, au moment où il crée sa SCI, de vous ouvrir un accès en consultation. La case est cochée par défaut, votre nom y figure, et il peut la décocher comme retirer l'accès plus tard.
Le compteur affiché sous le lien indique combien de comptes ont été créés avec lui. Il ne nomme personne : seules les SCI dont l'accès vous a été ouvert apparaissent dans votre liste.