Annexes du bail
Un bail n'est pas seulement un texte signé. C'est un texte accompagné de pièces, dont plusieurs sont imposées par la loi. Elles arrivent rarement toutes le jour de la signature, et personne ne tient la liste de ce qui reste à fournir.
Le bloc Annexes du bail, en bas de la fiche d'un bail, tient cette liste pour vous. Il ne se contente pas d'afficher les pièces que vous avez déposées : il affiche surtout celles qui manquent, avec ce que leur absence peut vous coûter.
Ce que le registre réclame
La liste dépend du type de bail et des locaux loués.
| Pièce | Réclamée quand |
|---|---|
| Inventaire des charges | Bail commercial 3/6/9 |
| État des lieux d'entrée | Tous les baux |
| État des lieux de sortie | Une fois le bail terminé |
| État des risques et pollutions | Tous les baux |
| Diagnostic de performance énergétique | Tous les baux |
| Annexe environnementale | Locaux de bureaux ou de commerce de plus de 2 000 m2 |
| État prévisionnel des travaux des trois années à venir | Bail commercial 3/6/9 |
| État récapitulatif des travaux des trois années passées | Bail commercial 3/6/9 |
L'inventaire des charges et les deux états de travaux relèvent du statut des baux commerciaux : ils ne sont pas réclamés sur un bail professionnel, un bail dérogatoire ou une convention d'occupation précaire.
L'annexe environnementale n'est réclamée que si vos lots dépassent 2 000 m2 de bureaux ou de commerce. L'application additionne pour cela les surfaces utiles des lots rattachés au bail, décrites dans Mon patrimoine. Un parking ou un entrepôt n'entre pas dans ce calcul. Vous pouvez aussi cocher l'annexe environnementale directement sur la fiche de l'immeuble : votre décision l'emporte toujours.
L'attestation d'assurance de votre locataire n'apparaît pas dans les pièces réclamées : elle est déjà suivie par le bloc Assurance de la même fiche, qui connaît sa date d'expiration et sait la réclamer au locataire. Voir Garanties et assurances.
Ce qu'une pièce absente vous coûte
C'est la raison d'être de l'écran. Chaque pièce manquante est affichée avec sa conséquence, en clair. Les deux plus importantes :
- L'état des lieux d'entrée. À défaut d'état des lieux dressé contradictoirement, la présomption de l'article 1731 du Code civil ne peut plus être invoquée par la partie qui a fait obstacle à son établissement. Vous n'êtes donc plus présumé avoir livré des locaux en bon état, et justifier une retenue sur le dépôt de garantie devient très difficile.
- L'inventaire des charges. L'article L. 145-40-2 du Code de commerce met à votre charge un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances. Sans lui, votre locataire peut refuser la refacturation des charges, et c'est le premier motif de litige en local professionnel.
Déposer une pièce
Cliquez sur Déposer sur la ligne concernée, ou sur Déposer une pièce pour choisir vous-même la nature.
- Le fichier accepté est un PDF ou une image (jpg, png), de 10 Mo au plus. Il est rangé sur l'espace de stockage privé de votre SCI et n'est accessible qu'à vous.
- Vous pouvez enregistrer une pièce sans fichier, en indiquant seulement sa date : utile quand l'original est sur papier dans votre dossier. Elle apparaît alors comme déclarée, et cesse d'être réclamée.
- Si une pièce est sans objet pour ce bail, cochez la case correspondante et expliquez pourquoi. Le registre cesse de la demander, et votre motif reste au dossier : c'est lui qui justifiera, dans quelques années, pourquoi la pièce n'a jamais été établie.
Dates et validité
Certaines pièces ont une durée de validité : six mois pour l'état des risques, dix ans pour le diagnostic de performance énergétique. Vous n'avez pas à la saisir, l'application la connaît ; indiquez seulement la date du document.
Cette validité s'apprécie au jour où la pièce devait être fournie, c'est-à-dire à la signature du bail, et non à la date d'aujourd'hui. Un état des risques établi trois mois avant la signature reste une annexe valable dix ans plus tard. En revanche, un état des risques qui avait déjà plus de six mois le jour de la signature est signalé comme périmé : il est à refaire.
Les deux états de travaux suivent une autre règle, parce que l'obligation revient tous les trois ans : leur validité se compte à partir d'aujourd'hui.
Le bail généré tient compte du registre
L'article "Annexes" du bail que vous générez énumère les pièces auxquelles le contrat renvoie. Tant qu'aucune pièce n'est déposée, il dit explicitement qu'aucune n'est jointe : un bail ne doit jamais attester d'une annexe qui n'existe pas. Dès que vous déposez des pièces, elles sont listées comme jointes, avec leur date, et les autres restent annoncées comme à établir.
Une pièce signalée comme périmée n'est pas énumérée parmi les pièces jointes : elle figure parmi celles qui restent à établir, et elle seule. Elle continue bien sûr d'apparaître dans le registre, marquée périmée, puisque vous la détenez. C'est volontaire : un bail qui affirmerait une pièce annexée tout en l'annonçant à venir se contredirait par écrit, sur le document que votre locataire relit avec son conseil.
Un point à connaître : le texte d'un bail est figé dès qu'il quitte l'état de brouillon. Déposer une pièce après la signature ne réécrit donc pas le document que détiennent les parties, et c'est voulu : votre exemplaire doit rester identique au leur. Le registre, lui, continue de se tenir à jour.